Ранее достигнутые договоренности как пишется

В официальной речи слово «договор» во множественном числе правильно пишется с окончанием «ы»: «договоры».

Тем не менее, если вы, к примеру, руководитель среднего звена, то вам допустимо известить подчинённых, устно или писаным объявлением, примерно так: «Всем вновь принятым срочно заключить трудовые договора!». В словесном распоряжении при этом голосом выделяется ударением окончание – «договора́».

Но в отчёте для контролирующей инстанции нужно писать строго по правилам орфографии: «Все гражданско-правовые договоры предприятия согласно выданному от <такой-то даты> предписанию заключены к указанному вами сроку».

Если же отчитываетесь по телефону, то ударение голосом нужно ставить на последнюю «о»: «догово́ры».

Ошибочное написание (скажем, в отчётном и/или правовом документе значится «договора») есть основание не только для сомнений в компетентности автора, но и, в отдельных случаях, влечёт за собой меру ответственности в определённой степени.

Примечание: существует также довольно обширный круг случаев (см. в конце), когда слово «Договор» нужно писать так, как здесь – с большой буквы в теле текста (прямо в тексте). Но – только лишь в единственном числе! Если, к примеру, в имеющем законную силу документе написано нечто вроде «Все коллективные Договоры в комбинате сформулированы согласно действующему законодательству», то тут и расследовать ничего не надо – такая бумага вся целиком и по частям неправомочна.

Правила

Существительное «договор» относится ко 2-му склонению, единого правила образования численных и падежных форм которого нет. Основными (главными, базовыми) окончаниями множественного числа считаются «и/ы»: «утюг» – «утюги», «дверь» – «двери», «стиль» – «стили», «пол» – «полы», «раствор» – «растворы», причём после корня, оканчивающемся мягко на слух, пишется «и», а после твёрдого «ы».

Примечание: звук русского языка «г» вполне твёрдым бывает только в глубинных северных говорах, да и то активно вытесняется «городским» смягчённым «г». Вообще же «г» в русской речи почти всегда несколько смягчено; вспомните хотя бы «гэкающих» южан. А вот «р» по умолчанию произносится твёрдо, а где надо сказать «по-европейски», после этой буквы ставится мягкий знак.

Слово «договор» вполне отвечает приведенному базовому правилу, поэтому и во множественном числе его нужно писать, оканчивая на «ы»: «договоры».

Дополнение к правилу

Тем не менее, для очень многих существительных 2-го склонения правомерно образование множественного числа окончаниями «а/я»: «доктор» – «доктора», «дом» – «дома», «кол» – «колья», «профессор» – «профессора», «шофёр» – «шофера», и др. Жару в неразбериху добавляют горе-копирайтеры, которые, желая щегольнуть «профессионализмом», выводят в своих опусах нечто наподобие «берём дюбеля» вместо «берём дюбели», «катаные профиля» взамен «катаные профили», и т.д., и т.п. Впрочем, россияне в целом народ неглупый и грамотный, так что таких вот «экспертов» уже прочно окрестили «ыкспёрдами» (прошу прощения, но встречается уже и в общедоступных, и даже в официальных публикациях).

Грамматика

Слово «договор» – неодушевлённое имя существительное мужского рода 2-го склонения. Состоит из приставки «до-» и корня «-говор». Постановка ударения и разделение переносами до-го-во́р. Падежные формы:

• Именительный: догово́р (ед. ч.); догово́ры (мн. ч.).
• Родительный: догово́ра (ед. ч.); догово́ров (мн. ч.).
• Дательный: догово́ру (ед. ч.); догово́рам (мн. ч.).
• Винительный: догово́р (ед. ч.); догово́ры (мн. ч.).
• Творительный: догово́ром (ед. ч.); догово́рами (мн. ч.).
• Предложный: догово́ре (ед. ч.); догово́рах (мн. ч.).

Значение

Существительное «договор» в русском языке употребляется в следующих значениях:

1. Соглашения (в любой форме) двух и более сторон о взаимных правах и обязательствах: «Договор купли-продажи был заключён между нами изустно, и оплата за товар внесена наличными деньгами под расписку». Синонимы: «соглашение», «договорённость».
2. Имеющего юридическую силу документа, формально закрепляющего достигнутое соглашение: «Согласно пп. <nn> действующего между Сторонами Договора аренды, Комбинат уведомляет Арендатора о расторжении настоящего Договора с <такой-то даты>» (см. также ниже). Синонимы те же. Частичные, преим. в межгосударственных отношениях и международном бизнесе: «контракт», «пакт», «трактат».
3. В юридической практике – то же, что и по п. 2, но означает документ, прошедший надлежащие процедуры подготовки, правильно скомпонованный формально (по статьям, пунктам и параграфам, освещающим каждый один и только один аспект соглашения), распечатанный, подписанный всеми сторонами и закреплённый по закону (напр., нотариально или ратифицированный уполномоченным на то государственным органом). Синонимы одинаковы с ними же в пп.1 и 2.
4. Любое соглашение между частными лицами, затрагивающее материальные интересы или нет: «Ты обещал не шлёпать в новых ботинках по лужам? Так будь мужчиной, соблюдай договор!» Синонимы что и по п. 1; кроме того – «уговор»: «Уговор дороже денег».

Когда договор – Договор

Слово «договор» пишется с большой буквы, если в имеющих полную юридическую силу документах, оформленных в соответствии с п. 2 выше, является сокращенным наименованием того же самого документа, т.е. себя самого, или другого, имеющего прямое отношение к делу, и ранее в том же тексте названного полностью, с обязательным указанием, что далее он будет именоваться сокращённо. В таком случае и полные названия либо имена договаривающихся сторон вполне допустимо и даже желательно, во избежание юридических казусов, также писать сокращённо с большой буквы, дав предварительно соответствующие пояснения в документе. К примеру, Договор, упомянутый в Примечании 1 и в п. 2 перечня выше, мог бы начинаться примерно так:

• «Настоящий “Договор о передаче во временное оплачиваемое пользование части полезной производственной площади” (далее по тексту – Договор аренды) комбинатом детского питания “Агушка” (далее – Комбинат) ООО “Аптека фармацевта Зеленцова” (далее – Арендатор) предусматривает следующие условия аренды…»

И затем в том же Договоре мог бы быть такой пункт:

• «П. <n.m.t>. «В соответствии с ранее означенными в настоящем Договоре аренды условиями по п. <c.d.e> ст. <G>, Комбинат оставляет за собой право досрочного расторжения настоящего Договора, при условии предварительного уведомления об этот Арендатора не позднее чем за 2 (два) календарных месяца».

Обратите внимание: здесь в одном и том же абзаце (что важно юридически) один и тот же документ назван сперва, как обусловлено вначале («Договор аренды»), но чуть ниже ещё более сокращённо – «Договор». Правомочности документа это не умаляет, т.к. однозначно ясно, о чём идёт речь. Но в следующем абзаце нужно опять писать в первый раз «Договор аренды», а уж затем, если надо, «Договор».

Примечание: по правилам делопроизводства мельчайшие единицы разбиения документа (пункты, параграфы) рекомендуемо оформлять одним абзацем. Если же такой возможности нет, то в КАЖДОМ абзаце первый раз пишется оговоренное вначале сокращение общего названия («Договор аренды»), и только потом, по надобности, дополнительно сокращённое («Договор»).

Возвращаясь к «ы»/«а» – откуда путаница?

Существительные 2-го склонения, формы множественного числа которых оканчиваются на «а/я», можно разделить на две группы: во-первых, слова иностранного происхождения с окончанием корня на «р». С этими всё понятно: почти во всех романо-германских языках «р» сильно «смазано»; «по-русски» его выговаривают разве что испанцы и жители юга Франции – гасконцы, провансальцы, каталаны.

А вот смена окончаний множественного числа исконно славянских слов обусловлена исторически, распространением грамотности. Двести лет назад, к примеру, говорили и писали «до́мы», а не «дома́»: «Нечего сказать: домы балшущие, картины висят скрозь важные». (Н. В. Гоголь, «Вечера на хуторе близ Диканьки» («Ночь перед Рождеством»)).

Почему так вышло? Потому, что малограмотный человек не разумеет общего смысла, контекста написанного, или же ему вовсе невдомёк, что это такое. Читая текст без надстрочных знаков, он может спутать существительное «дома́» с наречием «до́ма». Сходная ситуация со «сто́рож» – «сторожа́»: если написать множественное число как «сто́рожи», его можно принять за глагол «сторожить» в повелительном наклонении («сторожи́»). Правда, и «сторожа» можно спутать с деепричастием настоящего времени от того же глагола, но в обиходной практике так возникает всё-таки меньше неувязок. В общем, из нескольких зол выбирается меньшее. Кстати, ещё 60-70 лет тому назад писали не «шофера́», а «шофёры».

Путаться в частях речи – последнее дело. Из-за этого возможны не смешные, но трагические и катастрофические казусы. Байка о поручике Киже не миф, не вымысел; литературную обработку этой истории (на вполне реальной основе), можете прочесть хотя бы в: Тынянов Ю. Н. «Смерть Вазир-Мухтара. Рассказы». М., Правда, 1984. И сей «секретный, фигуры не имеющий» персонаж жив по сию пору – нашел себе прибежище в неолиберальном толерантном Западе. К примеру, 5/6 (!) граждан сегодняшних США не может читать Эрнеста Хэмингуэя и Скотта Фитцджеральда: слова по отдельности понимают, а о чём там вообще – ни бельмеса. Сонеты Шекспира и вовсе выведены из школьных программ – молодым, адекватным, целеустремлённым каббалистические заклинания и то понятнее.

***

© ПишемПравильно.ру

Автор: Садов Артур Александрович, лингвист-типолог

Перечень академических источников, использовавшихся при подготовке материалов.

Правописание этих слов надо знать:

Проверить еще слово:

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

По причине задержки оплаты…

В связи с неполучением счета-фактуры…

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

Ввиду задержки получения груза…

Вследствие изменения цен на энергоносители…

Учитывая, что производственные показатели снизились на…

Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

Ссылаясь на Вашe письмо от…

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Ссылаясь на устную договоренность…

В ответ на Ваше письмо (запрос)…

В соответствии с нашей договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора…

На основании устной договоренности…

Согласно постановлению правительства…

Согласно Вашей просьбе…

Согласно протоколу о взаимных поставках…

Согласно спецификации…

Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

В целяx скорейшего решения вопроса…

В целях выполнения распоряжения…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопросов участия…

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.

Для решения спорных вопросов…

В целях безопасности прохождения груза…

В ответ на Ваш запрос…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

напоминания: напоминаем;

предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

контроль – возлагается,

цена – устанавливается (снижается, поднимается),

задолженность – погашается,

сделка – заключается,

рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),

платеж – производится,

счет – выставляется (оплачивается),

вопрос – поднимается (решается),

скидки – предоставляются (предусматриваются),

оплата – производится,

возможность – предоставляется,

договоренность – достигается,

кредит – выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего сведения, что…

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом …

В целях усиления охраны имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашей договоренности …

В порядке оказания технической помощи …

В связи с тяжелым положением …

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:

Завод «Заря» не возражает …

Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …

Кооператив «Наив» гарантирует…

От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

Просим…

Подтверждаем…

Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:

Довожу до Вашего сведения …

Прошу…

Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем…

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Деловое письмо

Какие выражения используются в деловой переписке?

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину

• По причине задержки оплаты…

• В связи с неполучением счета-фактуры…

• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

• Ввиду задержки получения груза…

• Вследствие изменения цен на энергоносители…

• Учитывая, что производственные показатели снизились на…

• Учитывая социальную значимость объекта…
  

При ссылках

• Ссылаясь на Вашe письмо от…

• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

• Ссылаясь на Ваш запрос от…

• Ссылаясь на устную договоренность…

• В ответ на Ваше письмо (запрос)…

• В соответствии с нашей договоренностью…

• На основании нашего телефонного разговора…

• На основании устной договоренности…

• Согласно постановлению правительства…

• Согласно Вашей просьбе…

• Согласно протоколу о взаимных поставках…

• Согласно спецификации…

• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель

• В целяx скорейшего решения вопроса…

• В целях выполнения распоряжения…

• Для согласования спорных вопросов…

• Для согласования вопросов участия…

• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.

• Для решения спорных вопросов…

• В целях безопасности прохождения груза…

• В ответ на Ваш запрос…

• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:

• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

• напоминания: напоминаем;

• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль – возлагается,

• цена – устанавливается (снижается, поднимается),

• задолженность – погашается,

• сделка – заключается,

• рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),

• платеж – производится,

• счет – выставляется (оплачивается),

• вопрос – поднимается (решается),

• скидки – предоставляются (предусматриваются),

• оплата – производится,

• возможность – предоставляется,

• договоренность – достигается,

• кредит – выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.