Как правильно пишется словосочетание «повестка дня»
- Как правильно пишется слово «повестка»
- Как правильно пишется слово «дело»
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: холерический — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Ассоциации к слову «повестка»
Ассоциации к слову «дело»
Синонимы к словосочетанию «повестка дня»
Предложения со словосочетанием «повестка дня»
- Обладание таким средством устрашения казалось неотложной необходимостью и снимало с повестки дня вопросы морали.
- На повестке дня стоит вопрос о гармонизации науки и религии.
- Помимо этих технологических и организационных сдвигов, ценообразование всё чаще становится приоритетным пунктом повестки дня руководителей компаний.
- (все предложения)
Цитаты из русской классики со словосочетанием «повестка дня»
- — Это нам повестка: пора удирать с дачи. На днях Мелюдэ тоже уезжает… Как будто даже чего-то жаль. Этакое, знаешь, подлое, слезливое чувство, а в сущности наплевать…
- Она оказалась врученною ему помощником пристава повесткой судебного следователя по важнейшим делам гор. Петербурга о явке через несколько дней для допроса в качестве обвиняемого по 1681 и 1688 статьям уложения о наказаниях.
- На другой день повстанцы по данной повестке собрались на назначенном месте.
- (все
цитаты из русской классики)
Какой бывает «повестка дня»
Значение словосочетания «повестка дня»
-
Повестка дня (нов. офиц.) — перечень вопросов, к-рые будут обсуждаться на собрании, заседании. Обсудить всю повестку дня. Исчерпать повестку дня. См. также повестка. (Толковый словарь Ушакова)
Все значения словосочетания ПОВЕСТКА ДНЯ
Афоризмы русских писателей со словом «дело»
- Ленивый боится при деле труда, а праздный не терпит самого дела.
- Берешься делать дело — делай,
Но непременно до конца. - Берись за то, к чему ты сроден,
Коль хочешь, чтоб в делах успешный был конец. - (все афоризмы русских писателей)
Отправить комментарий
Дополнительно
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.
-
1
Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.[1]
- Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
- Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
-
2
Определите главную цель или цели. Собрание должно иметь конкретную цель: принять решение, поделиться сведениями, составить планы на будущее или предоставить отчет. В ином случае нет смысла проводить собрание.[2]
- Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.
-
3
Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек. Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.[3]
- Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
- Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.
-
4
Сократите список вопросов. Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.[4]
- Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
- Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.
-
5
В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы. При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.
- Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
- Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.
-
6
Очертите время обсуждения каждого вопроса. Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.[5]
- Например, запланируйте 30 минут на отчеты о ходе работ, 10 минут на обсуждение и 10 минут на голосование по новым срокам.
- Если не очертить время, вы не успеете рассмотреть повестку дня. Обдумайте временной план заранее, поскольку может оказаться, что у вас не хватает времени на все выбранные вопросы.
- Определяйте временные рамки с учетом количества участников. Если будет присутствовать 15 человек, а на обсуждение вопроса выделить 15 минут, то у каждого будет меньше минут для того, чтобы высказаться. Это плотный график, даже если не все захотят взять слово.[6]
Реклама
-
1
Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.
- Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», — или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
- Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.
-
2
Зарезервируйте время для приветствий. В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.[7]
- Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
- Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
- Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.
-
3
Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих. Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.[8]
- Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
- При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.
-
4
Укажите примерное время напротив каждого вопроса. Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.[9]
- Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.
-
5
Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка. Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.[10]
- Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» — можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».
-
6
Определите ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.[11]
- Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.
-
7
Зарезервируйте время для почетных гостей. Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.
- Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.
-
8
Оставьте время для других вопросов. Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.[12]
- Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
- Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.
Реклама
-
1
Укажите подробности встречи. Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.[13]
- Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
- Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.
-
2
Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания. Возможно, коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.[14]
- Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.
-
3
Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг — не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.
-
4
Раздайте или разошлите повестку дня за 3–4 дня до собрания. Так коллеги смогут подготовиться к совещанию. Не рассылайте документ слишком рано, чтобы он не затерялся в потоке входящих писем.[15]
- Перед крупными собраниями и конференциями повестку дня нужно обнародовать за несколько месяцев.
Реклама
Советы
- Используйте шаблоны в текстовом редакторе. Многие текстовые редакторы вроде Microsoft Office, Pages для Mac и другие содержат шаблоны разнообразных личных и рабочих документов, которые могут включать повестку дня для собраний. Они помогут вам быстро создать грамотный документ.
- В компаниях нередко используется собственная форма составления повестки дня.
- Придерживайтесь повестки дня, но проявляйте гибкость. Старайтесь, чтобы встреча следовала плану, но поглядывайте на часы. По возможности вежливо переходите к следующим вопросам: «Пора переходить к следующему вопросу, если мы хотим закончить собрание вовремя».
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 57 070 раз.
Была ли эта статья полезной?
Всего найдено: 6
Здравствуйте. Ставится ли запятая перед «или» в этом предложении? Это повысит мой шанс на успех (?) или точка невозврата пройдена?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не нужна. Перед соединительными и разделительными союзами в сложносочиненном предложении не ставится запятая, если в его состав входят вопросительные предложения. Ср.: Когда состоится конференция и какова повестка дня?; Вы придете ко мне или мне прийти к вам?
Можно ли сказать «повестка круглого стола»? Или правильно «повестка дня круглого стола»?
Ответ справочной службы русского языка
Сочетание повестка круглого стола корректно.
Уточнение к вопросу 267165: а разве не может быть варианта «повестка дня«? (исходя из определения слова повестка, что это перечень вопросов, вынесенных на заседание…- может ли слово «заседание» быть избыточным?
Ответ справочной службы русского языка
Вариант повестка дня, конечно, тоже возможен (что у нас на повестке дня?), но тогда лишним будет уже слово заседание, его надо будет убрать.
Здравствуйте! Как правильно — повестка дня заседания или повестка заседания?
Ответ справочной службы русского языка
Повестка – ‘перечень вопросов, выносимых на обсуждение на собрание, совещание’. Корректно: повестка заседания, слово дня здесь уже лишнее.
Скажите, пожалуйста, с какой буквы — прописной или строчной — следует писать «повестка дня«, когда в тексте документа приводится ссылка типа «пункт № 3 П(п)овестки дня»?
С уважением
Ответ справочной службы русского языка
Корректно со строчной.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, нужны ли в предложениях приведенных ниже знаки препинания. Ессли нужны, то по каким правилам они проставляются.
В целях повышения оперативности работы допускается рассылка предварительного уведомления о заседании Правления до утверждения Повестки дня.
Повестка дня формируется Аппаратом Правления из заранее заявленных к рассмотрению вопросов и утверждается Председателем Правления.
Большое спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
В первом предложении возможна, но не обязательна запятая после слова _работы_ (выделение обстоятельства, выраженного существительным с предлогом _в целях_). Во втором предложении дополнительные знаки препинания не требуются.
Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? Как потом хранить протоколы? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением вариаций их оформления и образцами целых документов.
О каком протоколе пойдет речь?
В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.
Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.
Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
- и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
- и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.
Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.
Подготовка к проведению совещания
Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов
Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.
Выражается это в наличии:
- регламента работы;
- плана работы на ближайший год;
- собственного аппарата, возглавляемого секретарем.
Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.
В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.
Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.
Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.
Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.
Подготовка собраний
Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.
В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.
Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.
Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.
В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.
Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.
Пример 1
Пример 2
В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.
Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.
В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что подтверждается, как правило, личной подписью в списке.
Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.
Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.
Типовые правила оформления протокола
Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.
Заголовочная часть протокола
В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:
- полное наименование организации;
- вид документа (ПРОТОКОЛ);
- номер и дату;
- место составления протокола;
- заголовок к тексту.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).
Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:
Пример 3
Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)
Пример 4
Закрытое акционерное общество «Новые технологии»
Пример 5
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Воронежский политехнический университет
Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).
Пример 6
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.
Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.
Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.
Пример 7
Заседания методического совета
- или
Собрания трудового коллектива
- или
Совещания начальников структурных подразделений
Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 
или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.
Пример 8
Пример 9
Закрытое акционерное общество
«Стеклотарный завод»
ПРОТОКОЛ
13 – 14.01.2009 № 1
г. Камышин
Заседания руководителей
структурных подразделений
Вводная часть текста
Текст протокола включает вводную и основную части.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.
Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.
Пример 10
Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).
Пример 11
Председатель – Панков Ю.П.
Секретарь – Егорова Д.Л.
Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.
С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.
Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).
Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.
При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:
Пример 12
Присутствовали: 19 человек (список прилагается).
Пример 13
Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.
Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос.
Пример 14
Повестка дня:
- Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю.Р. - О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И.Н.
Основная часть текста
Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Отличие краткой и полной форм протокола – раньше все было просто
По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.
Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.
Краткий протокол – это документ, который фиксирует:
- обсуждавшиеся на заседании вопросы,
- фамилии докладчиков и
- принятые решения.
Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:
- когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
- когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.
По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.
Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.
После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).
Пример 15
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В.Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2008 г. Отметил, что план выполнен на 100%.
Пример 16
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В.Ю. – текст доклада прилагается.
В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.
При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста состоит только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Такое возможно и в полном протоколе по некоторым вопросам повестки дня.
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.
Пример 17
Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.
Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).
Пример 18
1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.
- или
1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.
Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).
Пример 19
1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.
Результаты голосования: «ЗА» – 11 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 3 голоса. Решение принято 11 голосами.
- или
1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.
Результаты голосования: «ЗА» – 14 голосов; «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – нет. Решение принято единогласно.
Пример 20
1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2007 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2008 год.
Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.
Пример 21. Образец оформления полного протокола
Пример 22. Образец оформления краткой формы протокола
Оформляющая часть протокола
Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.
Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.
Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.
Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.
Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.
Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
«Когда в товарищах согласья нет»
На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила2 оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.
И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).
Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)
1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется – Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти… индивидуальных инструкций по делопроизводст ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.
Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола
Оформление выписки из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).
Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Как правильно хранить протоколы?
Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе делопроизводства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.
В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.
Пример 23
Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.
Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).
Пример 24. Пример оформления выписки из протокола
Всего найдено: 22
можно ли сказать «вынести на повестку»? спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Да, сочетание корректно.
Пятая неделя(,) и я продолжаю активно тренировать растение. Седьмая неделя(,) и на повестке дня снова обрезка и подвязывание ветвей. Нужна ли запятая после слова «неделя» перед союзом «и» в данных предложениях? Спасибо!
Ответ справочной службы русского языка
Перед союзом и требуется знак препинания: либо тире, либо запятая.
Здравствуйте. Ставится ли запятая перед «или» в этом предложении? Это повысит мой шанс на успех (?) или точка невозврата пройдена?
Ответ справочной службы русского языка
Запятая не нужна. Перед соединительными и разделительными союзами в сложносочиненном предложении не ставится запятая, если в его состав входят вопросительные предложения. Ср.: Когда состоится конференция и какова повестка дня?; Вы придете ко мне или мне прийти к вам?
Можно ли сказать «повестка круглого стола»? Или правильно «повестка дня круглого стола»?
Ответ справочной службы русского языка
Сочетание повестка круглого стола корректно.
Как правильно: по первому и второму вопросу повестки дня или по первому и второму вопросам повестки дня
Ответ справочной службы русского языка
Предпочтительно: по первому и второму вопросам.
Добрый день! Нужны ли знаки препинания в предложении: «Рассмотрение данного вопроса в случае его включения в повестку дня проводится после рассмотрения всех других вопросов повестки дня»?
Ответ справочной службы русского языка
Постановка дополнительных знаков препинания не требуется.
Добрый день! Подскажите, правильно ли расставлены знаки препинания: На основании служебной записки, был добавлен 3-й вопрос к повестке дня.
Ответ справочной службы русского языка
Запятую после записки лучше не ставить.
Доброго времени суток, сотрудники грамоты.ру. Подскажите, пожалуйста, нужно ли выделять запятыми оборот » в связи»? Например: В связи с кадровыми изменениями в управе района(,) прошу внести в повестку вопрос о внесении изменений в состав Координационного совета. Заранее благожарна.
Ответ справочной службы русского языка
В данном случае запятая нужна.
Здравствуйте. Столкнулся с таким случаем. Смутила фраза «На повестке дня рассмотрен ряд вопросов». По логике, выражение не имеет смысла, но поисковик выдал неоднократное употребление фразы на разных ресурсах. Что это? Такая традиция? Или все же ошибка?
Ответ справочной службы русского языка
Это ошибка. Возможные варианты: На повестке дня ряд вопросов и За день рассмотрен ряд вопросов.
На повестке дня былО или былИ два вопроса.
Ответ справочной службы русского языка
Предпочтительнее первый вариант.
Уточнение к вопросу 267165: а разве не может быть варианта «повестка дня»? (исходя из определения слова повестка, что это перечень вопросов, вынесенных на заседание…- может ли слово «заседание» быть избыточным?
Ответ справочной службы русского языка
Вариант повестка дня, конечно, тоже возможен (что у нас на повестке дня?), но тогда лишним будет уже слово заседание, его надо будет убрать.
Здравствуйте! Как правильно — повестка дня заседания или повестка заседания?
Ответ справочной службы русского языка
Повестка – ‘перечень вопросов, выносимых на обсуждение на собрание, совещание’. Корректно: повестка заседания, слово дня здесь уже лишнее.
Здравствуйте. Часто встречаю в статьях: В повестку дня встали вопросы…
Корректно ли это выражение?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректно: на повестке дня такие-то вопросы; в повестку дня включены такие-то вопросы.
Здравствуйте, скажите пожалуйста, как будет правильно написать: Вопрос повестки дня или Вопрос на повестке дня? Или как-то по другому?
Ответ справочной службы русского языка
Возможно: вопрос стоит на повестке дня, вопрос поставлен на повестку дня.
Вариант 8
Задание 1
Вставьте пропущенные буквы и знаки препинания.
Ранним утром Ласка весело бежала (в)переди по троиинк…; Левин шёл за нею быстрым лёг¬ким шагом бе… престанно поглядывая на небо. Ему хотелось что(бы) солнце не взошло прежде чем он дойдёт до болота.
Но солнце (не)мешкало. Месяц ещё светивший когда он выходил теперь толь¬ко бл… стел как кусок ртути; утре.. .юю з.. .рницу которую прежде нельзя было не видеть теперь надо было искать; прежде (не)определё…ые пятна на даль¬нем поле теперь уже ясно были видны. Это были ржа…ые копны. (Не)видная ещё без солнечного света роса в душистой высокой конопле из которой вы¬браны были уже замашки мочила ноги и блузу Левина выше пояса. В прозрач¬ной тишине утра слышны были малейшие звуки. Пчёлка со свистом пули про¬летела мимо уха Левина. Он пр…гл…делся и увид…л ещё другую и третью. Все они вылетели из(за) плетня пчельника и над коноплёй скрывались по на¬правлению к болоту. Стёжка вывела прямо в болото. Болото можно было уз¬нать по парам которые поди…мались из него где гуще где реже так что осока и ракитовые кустики как островки колебались на этом паре. На краю болота и дороги мальчишки и мужики стерёгшие ночное лежали и перед зарёй все спа¬ли под кафтанами. Недалеко от них ходили три спута.. .ые лошади.
Задание 2
Поставить ударение в словах .
Завидно, избалованный, индустрия, казаки, камбала, медикаменты, валовой, инструмент, километр, красивее.
Задание 3
Выпишите устаревшие слова. Определите их значение. Мансарда, конка, острог, эскалация, офеня, салоп.
Задание 4
Объясните значение приведенных образных выражений. Объясните происхо¬ждение одного из выражений.
Злачное место, земля обетованная, игра не стоит свеч, Танталовы муки, камень преткновения, краеугольный камень, избиение младенцев, как Мамай прошел. Задание 5
Запишите предложения, употребляя числительные в нужной форме.
1. В Российском университете дружбы народов занятия ведутся с 4061 студен¬том.
2. В аспирантуре обучается до 325 человек.
3. В разные концы земного шара разъехались инженеры с 739 дипломами.
26Задание 6
Запишите имя существительное, данное в скобках, в соответствующей падеж¬ной форме.
1. Синим пламенем пылают стаи (туча) над бездной моря.
2. На этом необозримом поле лежат целые миры волшебных городов, (здание, башня, чудовище).
3. Дворня была взволнована известием о помолвке одной из (барышня).
4. В нашем городе много (башкиры, туркмены, грузины).
5. Побывал я на Волге везде — от (верховье) до (низовье). Задание 7
Исправьте ошибки в образовании сравнительной степени прилагательных и наречий.
1. Жизнь ее в доме матери была более лучшей.
2. Речь бабушки более ярче и выразительнее, чем речь других персонажей.
3. Для первых рассказов писателя характерен самый глубочайший лиризм.
4. Из-за ливней в этом году экспедиция работала в более труднейших услови¬ях.
5. Его слова произвели на меня самое сильнейшее впечатление.
6. Задание 8
Отметьте предложения, в которых есть ошибка в употреблении деепричастий и деепричастных оборотов, и исправьте эти предложения.
1. Не восстановив своего здоровья, он не сможет серьезно заниматься.
2. Наскоро одевшись и умывшись, мальчик побежал в школу.
3. Посмотрев на проблему ратификации с другой стороны, к нам пришло удач¬ное решение.
4. Доехав до ближайшего светофора, у машины внезапно заглох мотор.
5. Увидев четкую армейскую жизнь, у многих ребят изменилось отношение к армии.
Задание 9
Определите род существительных. Напишите словосочетания, подбирая к ка¬ждому слову прилагательное.
Евро, городище, псалтырь, мышь, бра, гроздь, интервью, кашне, МВД, Дели.
Задание 10
Образуйте глагольные сочетания с данными словами (в их терминологическом значении). Составьте предложения.
Образец: акт- составить. Члены комиссии составили акт о списании оборудо¬вания.
Отчет, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предписа¬ние, предупреждение, содействие, учет.
Задание 11
Оформите вступительную часть заявления. От кого и кому оно адресовано? А. От кого подано заявление?
Сергей Мозговой, Иван Белых, Марина Юхневич, Павел Ришес, Елена Гунич Б. Кому адресовано заявление?
Алексей Василец, Станислав Шосток, Дарья Малых, Ирина Раппопорт, Тарас Сидоренко
Ответ справочной службы русского языка
Какой вопрос Вы хотели задать «Справочному бюро»?
Русский[править]
Морфологические и синтаксические свойства[править]
| падеж | ед. ч. | мн. ч. |
|---|---|---|
| Им. | пове́стка | пове́стки |
| Р. | пове́стки | пове́сток |
| Д. | пове́стке | пове́сткам |
| В. | пове́стку | пове́стки |
| Тв. | пове́сткой пове́сткою |
пове́стками |
| Пр. | пове́стке | пове́стках |
по—ве́ст—ка
Существительное, неодушевлённое, женский род, 1-е склонение (тип склонения 3*a по классификации А. А. Зализняка).
Корень: -повестк-; окончание: -а [Тихонов, 1996].
Произношение[править]
- МФА: [pɐˈvʲestkə]
Семантические свойства[править]
Значение[править]
- официальное письменное извещение с вызовом, приглашением явиться куда-либо ◆ Помоев прочёл ещё раз повестку, поглядел с удивлением на рассыльного и пожал плечами… А. П. Чехов, «Интеллигентное бревно»
- полит. перечень вопросов, выносимых на общественное обсуждение на собрании, совещании и т.п. ◆ Сам кинулся пока в Таврический: давайте же обсудим на ИК вчерашнее поведение Керенского! давайте припечатаем этого арлекина! Нет, меньшевики трусили включить в повестку. А. И. Солженицын, « Красное колесо. Узел III Март Семнадцатого »
Синонимы[править]
- частичн.: вызов
- повестка дня
Антонимы[править]
- —
- —
Гиперонимы[править]
- документ, предписание
- —
Гипонимы[править]
- —
- фем-повестка
Родственные слова[править]
| Ближайшее родство | |
|
Этимология[править]
Образовано из по- + -вест + ка, далее от весть, из праслав. *věd-tь, от кот. в числе прочего произошли: др.-русск., ст.-слав. вѣсть ж. (др.-греч. ἀκοή), ср.: словенск. vȇst «знание», чешск. věst ж., польск. wieść. Праслав. *věd-tь родственно ведать. Ср. также: др.-инд. vittiṣ ж. «знание», авест. visti- ж. — то же; с -ě- под влиянием věděti. Сюда же повесть, совесть, известно. Напротив, весть в выражении «бог весть» является 3 л. ед. ч. вѣсть от гл. вѣдѣти «знать». Использованы данные словаря М. Фасмера. См. Список литературы.
Фразеологизмы и устойчивые сочетания[править]
- повестка в суд
- повестка дня, на повестке дня, включить в повестку дня, поставить на повестку дня
Перевод[править]
| письменное извещение с вызовом | |
|
| перечень обсуждаемых вопросов | |
|
Анаграммы[править]
- Степаков
Библиография[править]
Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
• приобретение новой поточной линии;
• технологическая подготовка производства;
• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
• материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
• представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
• Ф.И.О. участников;
• их должности;
• наименование организации, которую представляет каждый участник;
• населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
• логотип организации, которую представляет участник;
• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Чтобы рассчитать продолжительность совещания:
• Уточните у председателя регламент каждого выступления.
• Запланируйте перерывы, если это необходимо.
• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
20 %.
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.
Выделяют следующие виды протоколов:
• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.
5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.
Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.
Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:
Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».
Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.
Шаг 3: Оформляем протокол
Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).
Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .
Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.
[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ПРИМЕР 5
Бланк протокола
Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:
- Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:
- Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:
В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:
- Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части указывают:
• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;
• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);
• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).
В основной части указывают (по каждому докладу):
• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;
• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;
• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…».
Шаг 4: регистрируем протокол
После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).
Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».
Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.
Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).
Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:
• дроби;
• дефисы;
• буквенные индексы.
После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.
ПРИМЕР 6
Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов
Шаг 5: контролируем поручения
Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).
ПРИМЕР 7
Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel
По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).
Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2017.