Как правильно написать электронно цифровая подпись

• Эта информация была полезна?
  0
  m
  n
  0

ЭП или ЭЦП: как правильно?

На данный момент отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. До его принятия в России действовал Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

Любопытно, что новый закон 63-ФЗ, принятый в апреле 2011 года, не отменил действие старого 1-ФЗ, поэтому больше года вплоть до 1 июля 2012 г. действовали одновременно оба закона. Данный период был необходим для того, чтобы документация и правоотношения, которые регулировались 1-ФЗ, были приведены в соответствие с новым федеральным законом.

Основное отличие двух законов – это широта сфер регулирования отношений. Если старый закон 1-ФЗ распространялся только на гражданско-правовые отношения и на случаи, прямо предусмотренные законодательством, то новый 63-ФЗ — регулирует не только отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, но и использование ЭП при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Таким образом, 63-ФЗ имеет более широкую сферу применения и регулирует практически все отношения, которые допускают использование электронной подписи.

Вместе с расширением области применения новый федеральный закон использует новый термин — «электронная подпись» (ЭП), который заменяет устаревшее понятие «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). ЭЦП является устаревшим и не актуальным понятием.

Помимо нового термина, 63-ФЗ классифицирует виды ЭП. Теперь электронная подпись делится на два вида — простую и усиленную, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.

1. Простая электронная подпись — это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

другими словами, простая ЭП подтверждает лишь факт, что документ исходит от определенного лица.

1. Усиленная неквалифицированная подпись —  это подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента подписания.

т.е. усиленная неквалифицированная подпись не только определяет лицо, поставившее подпись, но и факт внесения изменений в электронный документ.

1. Усиленная квалифицированная подпись — это подпись, которая обладает всеми характеристиками неквалифицированной ЭП, но обладает дополнительными признаками: она имеет ключ проверки подлинности ЭП и создается средствами, получившими подтверждение соответствия требованиям, установленным 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Таким образом, усиленная квалифицированная подпись, помимо подтверждения факта подписания и факта внесения изменений в электронный документ, обладает ключом проверки подлинности и выдается в специализированных удостоверяющих центрах, имеющих аккредитацию Минкомсвязи (список аккредитованных УЦ).

Еще одной важной особенностью нового 63-ФЗ является признание равнозначности документа, подписанного ЭП, бумажному документу, подписанному собственноручно, без заключения дополнительных соглашений. Ранее использование ЭЦП сторонами должно было в обязательном порядке регулироваться дополнительными соглашениями, которые наделяли документы, подписанные  электронной цифровой подписью, юридической силой. Теперь ЭП признается не определенным кругом участников правоотношений при совершении юридических действий.

Современные бизнес-процессы требуют возможности решать проблемы быстро и дистанционно. Поэтому возникает много вопросов, как подписывать документы и другие файлы электронной подписью (ЭЦП) — лучше вставить в текст или прикрепить отдельно, какой софт использовать. Рассказываем подробно обо всех возможных вариантах, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный формат работы с документооборотом компании.

Что это такое

До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.

На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

Среди преимуществ:

• высокий уровень надежности и защиты от подделки;
• можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
• доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь требуется оформить соответствующий сертификат. Он выдается быстро и не требует длительного сбора справок. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или МФЦ.

Дальше потребуется компьютер, с операционными системами Windows или МАС. Можно попробовать настроить Линукс, однако в зависимости от версии, это получается далеко не всегда.

Следующий этап — установка ПО. Это так называемые приложения СКЗИ для криптозащиты информации. В России используются в основном несколько:

• «Криптопро CSP»;
• Signal-com CSP;
• «Лисси CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое ПО потребуется, можно уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Там же должны выдать памятку о настройках, которые будут нужны для генерации электронной росписи. Выбранная программа, установленная на компьютер, создает специальный быстрый значок в контекстном меню, что позволяет впоследствии подписывать быстро, одним нажатием.

Для работы с модулем будет нужен Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сам ПДФ-док.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первый вариант, который понадобится для некоторых видов ПО. Скачать его можно с официального сайта госуслуг или производителя данного программного обеспечения. Установка автоматизированная и не потребует много времени. Единственное, что если на компьютере уже была установлена другая версия — ее нужно будет полностью удалить с помощью контекстного меню, а затем уже устанавливать новое ПО.

Для формата Word и Excel

Большинство предприятий до сих пор ведут документооборот именно в этом формате. Например, договоры или исковые заявления, бланки в государственные органы и много другое. Если используется этот формат, потребуется специальное обеспечение, имеющее совместимость с конкретной версией. Также стоит иметь в виду, что если заверять бумаги, которые создавались в Word 2007, то проверить подлинность можно будет только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», однако он не придает юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например, КриптоПро Office Signature или любую другую КСЗИ.

Сначала скачать прогу и установить ее, затем загрузить специализированный модуль для Office. Когда все сделано, в самом Word и Excel перейти во вкладку «Сервис», далее выбрать «Параметры», затем «Безопасность» там уже будет «Цифровые подписи». В них останется только указать, что подписывать через конкретное ПО и сертификат.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если требуется удостоверить PDF-док, то здесь подойдет отдельный модуль. Для начала важно, чтобы на компьютере были установлены Adobe Reader или Acrobat, которые позволят работать с файлами такого типа. Затем устанавливается специальный совместимый с этим ПО плагин, например, КриптоПро PDF. Модуль идет совместно с Reader-ом, его использование бесплатно. В других случаях придется купить лицензионную версию по окончании тестового периода.

Дальше произвести настройку, которая позволит пользоваться сертификатом. Для этого скачать и настроить версии для Reader — DC, а для Acrobat — Pro. В отличие от Офиса, не придется долго искать функции по меню. В верхней командной строке будет специальный пункт, дальше останется только подписать и отправить в нужную инстанцию.

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

• отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
• будет встроенной или сгенерированной отдельно;
• название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Как подписаться электронной подписью с помощью программы ViPNet CryptoFile

Это одна из самых часто используемых утилит для дистанционного заверения документальных файлов. Однако потребуется провести настройку рабочего места, чтобы использовать данную прогу. Для этого требуется:

1. Скачать утилиту с официального сайта в разделе продуктов и услуг. Выбираем нужный сервис, версию и загружаем установочный файл. Чтобы началась загрузка, понадобится небольшая регистрация с заполнением формы, указанием Ф.И.О., электронной почты и соглашением с правилами использования. На email придет ссылка для начала закачки.
2. Дистрибутив запускаем, дальше откроется инструкция по установке, следуя которой поставить ПО. Интуитивно простой интерфейс позволит это сделать даже не продвинутым пользователям.
3. Следует учитывать, что для работы потребуется еще и ViPNet CSP. Это обеспечение для цифровых подписей работает только совместно с ним. Есть на том же официальном ресурсе. Все действия аналогичны предыдущим. На этапе открытия придется зарегистрировать утилиту. Это можно сделать по подсказкам в открывающихся диалоговых окнах.

После этих действий, которые не займут много времени, в доступе будет лицензионная прога со всем доступным функционалом. При первом запуске нужна настройка, которая тоже интуитивно понятна, к ней также есть подробная инструкция. Главное — это указать сертификат, с которым будет вестись работа. Для этого перейти в настройки, выбрать «Задать», затем уточнить название. Для этого флешка с ним должна быть вставлена в компьютер. Осталось добавить ресурсы и создать.

Как ставить электронную подпись на документ с КриптоАРМ

С официального источника, следуя инструкциям скачать данную утилиту и установить ее на компьютер. Удобство проги состоит в том, что ее не нужно запускать отдельно. Значок с предложением поставить ЭЦП появляется в специальном меню. Его можно увидеть при нажатии правой мышкой на документ, который требуется подписать. При наведении на КриптоАРМ откроется окно, где мы выбираем, что сделать:

• подписать;
• зашифровать;
• расшифровать.

В этом случае будем подписывать, соответственно отмечаем этот вариант. Дальше откроется мастер создания ЭЦП, который будет включить 5 этапов. Не стоит пугаться, они быстрые, простые и не займут больше пары минут:

1. Выбор файлов. В окошке появится именно тот вариант, на который мы нажали правой кнопкой мыши. Сюда предложено добавить и другие, если необходимо создать цифровые подписи для нескольких бумаг. Есть кнопка для просмотра, что позволит выбрать именно то, что требуется.

2. Формат. Здесь просто, отметить кодировку вручную или по умолчанию.
3. Параметры. Предстоит определиться, нужно, чтобы заверение было встроенным, либо было на выходе отдельно.
4. Сертификат. Из доступных выбираем тот, которым обладает человек, создающий подпись.
5. Завершение. Программа выдаст сводную информацию, что вы выбрали в предыдущих этапах. Ее следует проверить, все ли соответствует требованиям, а затем завершить работу с мастером — «Готово».

На этом работа с утилитой закончена, ЭЦП создана, можно отправлять в нужные инстанции.

Если установлена программа Adobe Acrobat 

Для начала необходимо установить КриптоПро PDF. Далее нужно открыть программы для чтения PDF-файлов и произвести настройку. Для этого в пункте верхнего меню ищем «Редактирование», «Установки», затем — «Подписи», где следует указать установленный ранее модуль.

Дальше в документе во вкладке Инструменты выбираем Сертификаты и устанавливаем тип. После этого можно ставить цифровую роспись. При первом использовании могут открываться дополнительные окна. Если в них есть фраза о том, чтобы перетащить прямоугольник — нажимаем на эту кнопку. В следующем, которое предлагает сохранить сертифицированный пдф-файл, жмем на ОК. Далее нужно определить область, где будут видны цифровые кодировочные знаки. В следующем открытом окошке будет список доступных эл.сертификатов, выбираем необходимый нам и снова на ОК. В последнем диалоге соглашаемся с предложениями и подписываем.

Как подписывают договора ЭЦП, если установлена программа Adobe Reader 

Первые действия аналогичны предыдущему варианту, меняется только конечное подписание, нужно выбрать «Заполнить и подписать». Дальше вкладка, где написано про работу с сертификатами, а затем собственно, проставляется подпись.

Воспользоваться веб-сервисами

Самый современный вариант — это через веб-документ. Он не потребует длительной загрузки и установки ПО на персональный компьютер, защитит от угрозы заражения вирусами при скачивании с посторонних ресурсов, не будет занимать лишнее место, и сделает работу с любыми видами файлов максимально комфортной.

Для этого используйте сетевой сервис Контур.Крипто. Через него легко выполняются все те же функции, что и из стандартных утилит:

• проверить подлинность;
• зашифровать;
• получить расшифровку.

Особенно удобно то, что как и при использовании проги на компьютере, есть возможность подписывать целые файловые хранилища, а не отдельные страницы. Также дополнительно функционал оснащен функцией коллективных подписей, где генерация цифрового ключа будет включить заверение двух и более человек. Например, когда требуется подписать документы генеральным директором и бухгалтером. Не придется каждому открывать и заверять, можно сделать это за один раз.

Чтобы начать работать:

• пройти регистрацию на официальном сайте;
• после этого начнется автоматическая загрузка и установка модуля, которая займет несколько секунд времени.

После открыть расширение и загрузить туда нужные файлы, объемом до 100 Мб.

Веб-сервис совместим исключительно с ОС Microsoft Windows, проверка доступна в любой программе КСЗИ.

Сравнение программного обеспечения

В результате, если нужно подписывать небольшие по размеру файлы, нет определенных требований по тому, будет ли встроенная или отсоединенная подпись, самым доступным вариантом станет веб-плагин Контур.Крипто. Его можно открывать в любом браузере, использование всего функционала бесплатно. Для сложных операций подойдет лицензионная версия КриптоАРМ.

Какую ЭЦП оформить для решения кадровых задач

Если на предприятии есть необходимость автоматизации — каждому работнику необходимо обладать собственными электронными подписями, а доступы сотрудникам с правом заверения можно будет выдать сразу после установки системы:

• простая — подойдет для самых легких задач, например, оформления табеля учета рабочего времени, может быть оспорена в суде;
• неквалифицированная — проведение инструктажей, ознакомление с требованиями законодательства, пожарной безопасностью и др.;
• усиленная квалифицированная — подписание договоров, важных нормативных актов.

Компания «Клеверенс» поможет автоматизировать бизнес-процессы с помощью специального софта и оборудования. Наши продукты помогут быстро оптимизировать работу на предприятии, а также создать грамотную управленческую систему с минимизацией трудовых и временных затрат для лучшего функционирования компании.

Заключение

Теперь вы знаете, как правильно подписать или заверить документ, письмо, заявку, архив, фото, доверенность, заявление, декларацию, договор или любой другой файл простой, усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной цифровой подписью (с помощью ЭЦП), какая программа для подписания подойдет, куда вставить этот элемент. Процесс несложный, практически идентичен для каждого варианта ПО, не занимает много времени и ресурсов. Подходит при автоматизации бизнес-процессов.

Количество показов: 6314

Какие документы подписывают электронной подписью

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:

1. Отчетность для контролирующих органов. Сдаем ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Взаимодействуя с государственными органами, перед тем как подписать документ в Word электронной подписью, определяем возможность подачи документа в таком формате. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
2. Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
3. Государственные услуги. Гражданин РФ визирует подаваемые заявления в ведомства через портал Госуслуг, может участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
4. Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств используются счета-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Для использования в качестве доказательства подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью файл Ворд с обеих сторон. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца и удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, и факт внесения изменений после подписания.
3. Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Визируем документ несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Для этого нужна установленная программа «КриптоПРО», сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП.

Подписываем документ Ворд (MS Word)

1. Для работы потребуется текстовый редактор Word. Перед тем как подписать вордовский документ электронной подписью, находим нужный файл и открываем его. Жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».

2. Аналогично предыдущему варианту выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».

3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.

Как подписать PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.

2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где располагается отметка о подписании.

3. Появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:

4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».

5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов и архивов. Используется программа для подписи документов в электронном виде — «КриптоАРМ». Придерживаемся следующего порядка.

1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».

2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».

3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».

4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».

5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Программа не устанавливает, как подписать архив ZIP электронной подписью, но можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».

6. В «Параметрах» выбираются свойства, добавляются комментарии и выбираются присоединенные ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом). По желанию настраиваются дополнительные параметры. Когда все готово, жмем «Далее».

7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».

8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то сохраняем профиль. Жмем «Готово».

9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.

Согласно 63-ФЗ, существует три вида электронных подписей (ЭП или ЭЦП): простая, неквалифицированная и квалифицированная. Каждая из них используется в различных целях. Простую подпись можно сделать самому, другие нужно заказывать в специальных удостоверяющих центрах. Процесс оформления подписей также отличается.

Расскажем, как и где получить электронную подпись, что для этого потребуется будущему владельцу, а также разберём, как происходит процедура оформления.

Виды электронной подписи

На сегодняшний день существует три вида электронных подписей. Их основное отличие между собой — это степень защиты, функционал, рамки правового поля и процесс получения. Рассмотрим характеристики каждой и определим, в чём между ними разница

Простая электронная подпись (ПЭП)

Получить простую электронную подпись можно в той информационной системе, в которой она используется. Часто пользователь может сделать её самостоятельно. Данная ЭЦП может только подтвердить личность и то, что действия происходят от имени конкретного лица. С её помощью нельзя подписать цифровой документ, заключить сделку, сдать отчётность или принять участие в торгах. Можно авторизоваться на веб-ресурсе или работать в личном кабинете.

Простая электронная подпись обычно состоит из логина и пароля. Также к ней относят одноразовые пароли, которые приходят пользователю по смс или на электронную почту для подтверждения какого-либо действия. Сертификат электронной подписи ПЭП не содержит.

Простая электронная подпись предоставляет пользователю минимальный уровень защиты.

Где используют простую электронную подпись

С помощью простой электронной подписи можно зарегистрироваться на веб-ресурсе, который предоставляет услуги или применяется в работе пользователя. Можно авторизовываться, списывать бонусы, оплачивать покупки в магазине, проводить инвентаризацию, ставить на учёт или списывать продукцию со склада, выполнять иные действия от своего имени. ПЭП используется на сайтах с развлекательным контентом, на порталах службы доставки, в интернет-магазине или банковском приложении, личном кабинете товароучётной программы и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.

Закрытый ключ — это зашифрованная уникальная последовательность символов, которая формирует электронную подпись. Открытый ключ доступен всем участникам электронного документооборота. С помощью него проверяют достоверность ЭЦП.

Неквалифицированная электронная подпись записывается на ключевой носитель, компьютер или в информационную систему. Возможности использования НЭП ограничены. Так, порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего может её использовать.

Где используют неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись используется для внутреннего документооборота. Например, ей заверяют кадровые документы, приказы, должностные и прочие инструкции. Чтобы работать с контрагентами и партнёрами, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Оно придаст НЭП юридическую силу. Неквалифицированная электронная подпись не подходит для взаимодействия с госпорталами и участия в торгах.

Любое физическое лицо может работать с неквалифицированной электронной подписью в личном кабинете налогоплательщика. С такой НЭП можно сдавать налоговую декларацию на сайте ФНС. Данная подпись хранится на компьютере владельца или в защищённом облачном хранилище ведомства. Во втором случае ЭЦП будет работать на любом устройстве, которому доступен личный кабинет ФНС. В соответствии с 347-ФЗ, цифровые документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП через программы ЭДО нельзя. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Так же как и неквалифицированная, квалифицированная подпись имеет сертификат, открытый и закрытый ключ и формируется с помощью технологии криптографии. Отличие в том, что формат и порядок работы с КЭП регулируется государством, дополнительные технические средства сертифицированы ФСБ, а закрытый ключ хранится только на ключевом носителе. Ей можно заверять любые цифровые документы. Квалифицированная электронная подпись приравнивается к рукописной без дополнительных соглашений и имеет самую высокую степень защиты.

Где используют квалифицированную электронную подпись

Квалифицированную электронную подпись используют нотариусы, ИП, руководители организаций, их работники и уполномоченные представители. КЭП позволяет взаимодействовать с партнёрами и клиентами, отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

С КЭП физическое лицо может дистанционно подать документы в вуз, устроиться на работу, оформить сделку, получить госуслуги, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной электронной подписи гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Где получить электронную подпись и какова её стоимость

В зависимости от необходимого вида электронной подписи, порядок её получения различается.

Процесс оформления ПЭП

ПЭП имеет самый простой процесс оформления. Простая электронная подпись оформляется самостоятельно в той информационной системе, в которой будет использоваться. Обычно она предоставляется бесплатно. В редких случаях ПЭП имеет какую-либо цену. Сделать КЭП и НЭП самостоятельно нельзя.

Процесс оформления НЭП

Неквалифицированная электронная подпись оформляется в удостоверяющих центрах (УЦ) или на специальных порталах. За неквалифицированную подпись из УЦ необходимо будет заплатить. А вот НЭП личного кабинета ФНС выдаётся бесплатно. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Важно помнить, что данная ЭЦП работает только на сайте ФНС.

Процесс оформления КЭП

Квалифицированную электронную подпись выдают только в удостоверяющих центрах. В зависимости от получателя, обращаться необходимо в различные УЦ.
Участники финансового рынка получают КЭП в удостоверяющем центре Банка России. Должностным лицам РФ выдают электронные подписи в УЦ Казначейства. Нотариусам, индивидуальным предпринимателям и руководителям организаций — в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Для данных категорий лиц услуга предоставляется бесплатно. Потребуется купить только ключевой носитель — USB-токен типа А. Он должен иметь сертификацию от ФСБ или ФСТЭК России. Например, подходят такие модели, как Рутокен ЭЦП 2.0.2100 и JaCarta-2 SE. Если у получателя уже есть токен, его можно использовать повторно. Для этого он должен соответствовать необходимым требованиям УЦ.

Цена токенов различается в зависимости от модели:

• Токен без встроенного средства криптографической защиты информации (СКЗИ) стоит от 900 рублей. На него записываются сертификат и закрытый ключ ЭЦП. Требует дополнительной установки СКЗИ на компьютер. Программное обеспечение покупается отдельно. Рекомендуем к установке КриптоПро CSP. Данные токены нельзя использовать для ЕГАИС Росалкогольрегулирования.

Купить подходящую лицензию КриптоПро для электронной подписи рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

• Цена токенов со встроенным СКЗИ начинается от 2000 рублей. В память устройства уже установлен криптопровайдер. Он будет работать до тех пор, пока не кончится срок действия сертификата. Дополнительно СКЗИ покупать не нужно

Работники юрлица и доверенные лица могут получить КЭП в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры. Их список ограничен. Стоимость электронной подписи зависит не только от вида ключевого носителя, но и от купленных дополнительных услуг. Например, специалисты УЦ могут настроить рабочее место за пользователя или выпустить электронную подпись в ускоренном порядке. Цены у каждой компании на дополнительные услуги разные.

Ниже по порядку рассмотрим, как получить квалифицированную электронную подпись предпринимателям, руководителям юрлица и их работникам.

Порядок получения подписи руководителем юридического лица или ИП

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, ИП или директор должны лично явиться в налоговую. Предварительная запись не требуется. Выбрать можно любое удобное отделение УЦ ФНС или доверенный удостоверяющий центр, например УЦ «Основание». Актуальный список удостоверяющих центров ФНС можно посмотреть на сайте налоговой в разделе «Порядок выдачи электронных подписей».

Получить КЭП по доверенности не получится. Согласно Приказу ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@, процесс оформления и выдача осуществляется только с будущим владельцем квалифицированной электронной подписи. При себе необходимо иметь:

• документ, удостоверяющий личность — паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• сертифицированный USB-токен типа А.

Процедура обслуживания клиентов налоговой осуществляется в порядке очереди и по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Электронную подпись выдадут вместе с сертификатом. Он будет содержать в себе информацию о владельце, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, сведения об удостоверяющем центре и срок действия подписи.

Сертификат электронной подписи налоговой продлевают дистанционно. Процедура выполняется в личном кабинете налогоплательщика. Главное условие: ещё действующий сертификат ФНС. Им подписывается заявление на перевыпуск ЭЦП.

Как получить подпись сотруднику организации или физическому лицу, в том числе самозанятому

Самозанятые, работники юридического лица, доверенные лица получают подпись физического лица. Для этого необходимо обратиться в коммерческий УЦ. Перечень Аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Для работы от лица индивидуального предпринимателя или директора организации с КЭП физлица необходимо использовать машиночитаемую доверенность. Она наделяет представителя необходимыми полномочиями.

Чтобы заказать квалифицированную электронную подпись физлица, потребуются следующие документы:

• паспорт будущего владельца;
• заявление на выпуск КЭП;
• СНИЛС;
• ИНН.

В сертификате КЭП физлица указываются только персональные данные гражданина, без связи с каким-либо работодателем. Поэтому такую КЭП можно использовать в личных целях. Процедура оформления занимает от одного дня.

Если работникам не требуется взаимодействовать с государственными органами или участвовать в торгах, не обязательно приобретать на них КЭП. Для внутреннего и кадрового документооборота, а также для взаимодействия с контрагентами можно сделать массовый выпуск НЭП для всех своих сотрудников. Решение интегрируется в систему ЭДО работодателя. Приобретать ключевые носители для каждого сотрудника при этом не требуется. ЭЦП будет храниться в облаке.

Краткая пошаговая инструкция для получения электронной подписи

Чтобы приобрести электронную подпись, необходимо следовать данной инструкции:

1. Определить, для каких нужд требуется электронная подпись.
2. Выбрать подпись, токен и удостоверяющий центр исходя из своих потребностей.
3. Сформировать и оставить заявку на получение ЭЦП.
4. Представить необходимые документы.
5. Оплатить счёт, если это коммерческий УЦ, и получить электронную подпись вместе с сертификатом.