Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.
Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта сверки с разногласиями .docСкачать образец акта сверки с разногласиями .doc
Наиболее частые причины разногласий
Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.
При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.
Зачем нужен акт сверки с разногласиями
Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.
Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.
К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.
Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.
Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.
Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.
Кто составляет акт сверки с разногласиями
Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.
Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:
- дату составления акта;
- период, который рассматривается;
- дебет и кредит;
- сальдо;
- ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.
Образец акта сверки с разногласиями
На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.
В начало документа вписываются:
- его номер, дата составления;
- ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.
Затем в основную часть вносятся:
- дата получения предыдущего акта сверки;
- наименования организаций, между которыми составлялся документ;
- при необходимости – номер и дата договора, по которому идет сверка.
Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.
Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
Правила хранения акта
Должным образом подписанный и заверенный акт необходимо держать в числе прочих бухгалтерских документов, в отдельной папке. Длительность хранения определяется законом или внутренними нормативными бумагами организации.
Скачать
-
Бланк акт сверки взаимных расчетов. Скачать (doc)
36 Кб
, 11186 загрузок
-
Образец акта сверки взаиморасчетов. Скачать (xls)
28 Кб
, 9959 загрузок
-
Акт сверки взаиморасчетов. Скачать (xls)
28 Кб
, 7154 загрузки
-
Акт сверки взаимных расчетов.Скачать (doc)
29 Кб
, 6278 загрузок
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность — к финансовым обязательствам.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.
Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
- Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
- Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
- Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
- После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
- Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Форма акта сверки взаиморасчетов
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.
При оформлении акта сверки, рекомендуется указывать следующую информацию:
- наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
- реквизиты договора, заключенного между сторонами;
- дату и место составления документа;
- номер документа;
- период, за который проводилась сверка;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
- суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
- даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
- реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
- сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
- наличие расхождений в учетных данных сторон;
- подписи и печати сторон.
Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей.
В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации — составителя документа.
Она включает в себя четыре столбца.
В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце — краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Сверка расчетов с контрагентом
Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).
Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.
Для чего нужен акт сверки расчетов
Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».
Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.
Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.
По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.
Период сверки расчетов
Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.
Порядок сверки
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.
1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.
4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.
Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.
Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры
Что отражается в акте сверки
Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.
Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:
1) наименование документа;
2) период, за который проводится сверка;
3) наименования сторон;
4) даты подписания акта;
5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;
6) ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.);
7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;
начальное и конечное сальдо в денежном выражении;
9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;
10) печати сторон.
Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.
Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой — информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.
Кто подписывает акт сверки?
Акт сверки составляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).
Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.
Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).
Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.
Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт — основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).
Подготовке акта сверки взаиморасчетов часто не уделяется должного внимания. А зря — ведь именно правильно оформленный акт может сыграть решающую роль в суде. На что важно обратить внимание при проведении сверки взаиморасчетов и как правильно составить акт?
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.
Отправить заявку
Как оформляется акт
Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и использовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.
Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки. Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий. В частности, не будет служить доказательством признания долга.
Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.
Для чего нужен акт сверки
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2015 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Когда контрагент отказывается подписывать
Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.
Александр Лавров, аттестованный аудитор
Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2023 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать — ниже есть образец.
Акт сверки: скачать бланк (excel)
Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.
Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.
Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую — его контрагент. Пример акта сверки — далее.
Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец
Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.
Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец
В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.
Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.
Акт сверки: заполнить онлайн
В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.
В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн — и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.
Кто подписывает акт сверки?
Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.
Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными — ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.
Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.
Если контрагент не согласен — составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.
Акт сверки с разногласиями: образец заполнения
Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь — скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.
Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.
Вам также могут потребоваться
В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг — хороший тон. Рассмотрим их подробнее.
Сопроводительное письмо к акту сверки: образец
Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:
Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.
Запрос акта сверки у контрагента: образец
Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец — ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.
Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец
Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.
В письме обязательно укажите:
- банковские реквизиты организации,
- документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
- причины, сумму и сроки возврата.
Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.
Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?
Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.
Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?
Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.
Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами». Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.
Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов — образец заполнения 2023 здесь >> В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов — скачать его можно здесь >>
Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно здесь >>
Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.
Для чего используется
Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.
Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.
Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.
Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.
🎁
Создайте акт сверки в Эльбе
Пользуйтесь всеми возможностями Эльбы 30 дней бесплатно.
Хочу попробовать
Кто участвует в составлении документа
Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.
Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.
Как провести сверку по расчётам
Акт сверки составляют по одной из позиций:
- По наименованию или артикулу товара.
- По договору.
- По конкретной поставке.
- По определённому промежутку времени.
Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.
Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.
Как сделать акт сверки
Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.
Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.
Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.
Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.
С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.
Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.
Как создать акт в Эльбе
Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».
Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:
По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.
Статья актуальна на
24.01.2023
Вопросы, рассмотренные в материале:
- Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами
- Как выполнить сверку расчетов с контрагентами
- Как оформляется акт сверки расчетов с контрагентами
- Как взыскать задолженность через суд при игнорировании акта сверки
Рано или поздно в каждой торговой организации возникают ситуации, когда данные бухгалтерского учета по задолженностям не совпадают с данными партнеров. Такое возможно и при самом тщательном подходе к ведению бухгалтерии. Проверить правильность отражения кредиторской и дебиторской задолженности можно в процессе осуществления инвентаризации, которая должна проводиться ежегодно в преддверии формирования отчетности по итогам года.
Сверка расчетов с контрагентами, проводимая более одного раза в год, позволит компании вовремя определить имеющиеся расхождения с партнерами и, соответственно, избежать возможного кризиса обоюдных неплатежей.
Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами
Акт сверки (в дальнейшем АС) представляет собой документ, содержащий информацию о взаиморасчетах между компаниями за конкретный период. Организация, реализующая продукцию, отражает в нем дебиторскую задолженность контрагента и величину поступивших от него денежных средств. Покупатель в свою очередь вносит в акт имеющуюся кредиторскую задолженность. Далее проводится сверка задолженностей и их устранение.
Документ должен быть подписан и продавцом, и покупателем. Если они используют в своей деятельности печати, то их оттиск также должен быть в акте.
Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичной документации. Законодательством не установлена единая форма этого документа. Соответственно, организации могут воспользоваться своей формой, в которой будут использованы реквизиты первичного документа. Они перечислены в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.
Как правило, АС расчетов содержит подписи руководителя компании и ее главбуха.
Сформирован документ может быть путем последовательного занесения операций в разрезе каждого контрагента. Однако более удобным способом является отражение хозяйственных операций по договорам. В этом случае, обнаружив несовпадения, организации сразу будут иметь информацию о том, по какому из договоров есть проблемы.
Сверка расчетов производится в денежном выражении.
Акт сверки дает возможность избежать ошибок в ведении бухучета и налогового учета при условии, что он формируется вовремя и правильно.
Если в результате проведении сверки расчетов с контрагентом расхождений не было выявлено, то это свидетельствует о правильности и своевременности отражения всех операций с компанией-партнером в БУ. Другими словами, все проведенные взаиморасчеты, отгрузка продукции, оказание услуг и другие хозяйственные операции не были продублированы или забыты.
Следует отметить, что АС расчетов не является основанием для возникновения прав и обязанностей. Как показывает судебная практика, взыскание задолженности с контрагента невозможно только на основании данного документа. Он должен быть подкреплен первичной документацией. Данный момент регламентируется решениями Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016.
Случается и так, что АС расчетов (при условии, что он правильно сформирован) не содержит сведений об имеющейся перед партнером задолженности, хотя в учете таковая присутствует. Это может свидетельствовать о том, что задолженность уже прощена и не будет взыскиваться. В такой ситуации акт является доказательством того, что задолженность была погашена или списана. При этом целесообразно провести дополнительную проверку данных БУ и на ее основании произвести списание долга.
Документ может быть использован для подтверждения задолженности. При согласии должника с содержащимися в акте сведениями срок исковой давности обнуляется, а отчет начинается заново. Данный момент регулируется 203 статьей Гражданского кодекса РФ и 20 пунктом Постановления Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.2015. Другими словами, период, отведенный законом для взыскания задолженности, увеличивается. В течение этого времени нельзя списать долг как безнадежный.
При подписании акта сверки после истечения срока исковой давности по задолженности, сформированной позднее 1 июня 2015 года, исчисление периода исковой давности начинается сначала. Регламентирующими документами являются: второй пункт 206 статьи Гражданского кодекса РФ, ФЗ № 42 от 08.03.2015.
Согласно первому пункту 183 статьи Гражданского кодекса РФ и 123 пункту Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015, АС расчетов может быть использован для подтверждения работы лиц, действующих от имени организации, но не уполномоченных на это. Допустим, что накладная была подписана работником организации, не имеющим права на это. При этом акт сверки расчетов, в котором отражена данная торговая операция, содержит подпись уполномоченного лица. В этом случае товар считается принятым правильно.
Порядок проведения сверок расчетов с контрагентами
Проверка расчетов с контрагентом должна начинаться после того, как будет установлен временной промежуток, за который планируется анализировать сведения, вносимые в акт.
В процессе проведения инвентаризации компания должна осуществлять сверку расчетов с партнерами по состоянию на последний календарный день отчетного года. Результат проверки фиксируется в акте сверки взаиморасчетов.
В акте содержаться данные БУ обоих контрагентов, участвующих в сверке.
Компания, инициирующая процесс сверки, должна поставить в известность контрагента о необходимости ее проведения и формирования акта.
Далее фирма-инициатор определяет величину образовавшегося долга и направляет эти сведения своему партнеру.
При согласии контрагента с суммой задолженности фирма-инициатор формирует АС. После этого документ на бумажном носителе визируется руководителем организации в двух экземплярах и передается контрагенту для последующего подписания.
При возникновении разногласий касательно величины задолженности партнеры выполняют следующий алгоритм действий:
- Бухгалтер фирмы-инициатора заносит данные в свою часть акта. Далее он отправляет документ организации-контрагенту. Для этого могут быть использованы либо факс, либо электронная почта.
- Бухгалтер фирмы-партнера заносит в документ свои учетные данные. Так определяются расхождения.
- Та организация, которая допустила ошибку, должна внести в акт корректировки.
- Компания, инициирующая сверку расчетов, формирует новый документ, в который заносит уже правильные данные. Акт сверки расчетов оформляется в двух экземплярах.
- Документ подписывается руководителями каждой компании и заверяется печатями.
Кто отвечает за акт сверки расчетов с контрагентами
Любая из сторон может выступать инициатором осуществления сверки задолженности с контрагентом. Законодательство РФ не обязывает организации проводить сверку с партнерами, но дает им такое право. Соответственно, регулировать процесс проведения сверки и устанавливать периодичность ее проведения целесообразно в договорах между контрагентами.
Обязанность по составлению АС расчетов и направлению их контрагентам не всегда ложится на сотрудников бухгалтерского отдела организации. Руководитель может делегировать эти полномочия другим сотрудникам, например тем, кто непосредственно работает с партнерами фирмы.
Зачастую БУ в компаниях ведется с помощью специализированных программ. В них расчеты с контрагентами учитываются на отдельных субсчетах ─ карточках. Если все операции внесены в программу вовремя, то выгрузка оборотов по каждой карточке не представляет труда. Соответственно, вопрос о том, кто должен составлять АС расчетов, не вызывает споров.
Конечным результатом сверки расчетов с контрагентом является правильно составленный акт. Он должен быть проверен сотрудниками бухгалтерии. Стоит отметить, что сверка расчетов с контрагентами может выступать как часть инвентаризации.
Акт, составленный в результате сверки, может быть:
- подписанный без разногласий;
- подписанный с разногласиями.
Как правильно оформить акт сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов является двусторонним документом, используемым в БУ для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами. Составляется он в произвольной форме. Акт в обязательном порядке должен содержать следующие сведения: наименование организаций, участвующих в сверке, их юридические адреса; номера договоров между компаниями (включая приложения и дополнения, содержащие условия взаиморасчетов), даты их подписания; форму расчетов между фирмами; даты и время предоставления отгрузочной документации в бухгалтерию, время предъявления ее в банк.
Проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.
Акты сверки, предоставленные фирмой-инициатором контрагенту, должны отражать данные по графику погашения задолженности на установленный период за отгруженный товар. Другими словами, в акте должны быть указаны суммы по датам и основания для оплаты. В качестве оснований могут выступать номера договоров и их даты, номера отгрузочных документов и их даты, сведения по просроченной задолженности, величина неустойки по просроченным счетам.
В документе необходимо выразить просьбу к контрагенту ознакомиться и подтвердить данные по имеющемуся долгу и по порядку его погашения. При возникновении разногласий попросить партнера указать их причины.
Акты формируются в двух экземплярах. Один из них регистрируется в специальном журнале. Фирма организует его хранения, что дает возможность контролировать своевременность и полноту погашения долга. Другой экземпляр передается контрагенту с занесением в журнал сведений о времени и дате его отправки.
Получив от контрагента подтвержденный АС (возражения по нему), организация-инициатор фиксирует его в специальном журнале, где отражаются дата и время его получения. Нередки ситуации, когда контрагент признает задолженность не в полном объеме или не признает вообще, или не дает ответ.
Как правило, задолженности контрагентов на их счетах отражаются зеркально. Однако довольно часто имеют место расхождения, особенно когда осуществляются взаимозачеты. Кроме того, расхождения могут возникать по причине неправильного ведения аналитического учета. Не стоит забывать, что организации фиксируют в БУ суммы на основе первичной документации, поэтому они считаются верными. Регламентирующим документом является 73 пункт ПБУ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.
АС расчетов составляется на основании следующих счетов: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Важным моментом является запрет на сальдирование дебиторской задолженности кредиторской. Недопустима и обратная ситуация. Даже по разным контрактам с одним и тем же партнером. Исключением могут стать ситуации, в которых обе фирмы согласились на взаимозачет.
Решением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 г. установлена форма акта инвентаризации (№ ИНВ-17). Этот документ содержит в себе результаты всех сверок с контрагентом.
После проведения сверки расчетов с контрагентом фирма:
- направляет дебитору напоминание о необходимости произвести оплату;
- готовит исковое обращение в судебные органы;
- производит списание долга, поскольку закончился срок исковой давности (в дальнейшем СИД).
Как произвести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете организации
Ситуация 1: организация приобретает материальные ценности.
- Необходимо уточнить, не была ли проведена документация в ином периоде, например следующем за периодом сверки. Если у компании отсутствуют документы, по которым возникли расхождения в АС расчетов, стоит перейти к следующему этапу.
- Уточнить у работника организации, осуществляющего взаимодействие с контрагентом, передал ли он документы по закупке сотрудникам бухгалтерского отдела. Если не передал, то необходимо их забрать и провести проверку на соответствие данным контрагента, содержащимся в акте. После этого их надо отразить в БУ.
- При отсутствии документов стоит перейти к следующему шагу.
- Сформировать запрос контрагенту на предоставление дубликатов недостающих документов. Когда они будут получены, провести их проверку и отразить в БУ.
На любом из этапов может произойти одна из следующих ситуаций:
- Фирма-партнер раньше времени отразила дебиторскую задолженность. Допустим, по договору права собственности переходят покупателю во время приемки товара. Работники организации-покупателя приняли товар в месяце, следующем за проведением сверки. Покупатель вправе подписать акт сверки с расхождениями, в котором будут указаны их причины.
- Если документы были отражены контрагентом позднее положенного срока, покупатель может подписать акт, составленный поставщиком.
Ситуация 2: организация является покупателем услуг.
Алгоритм действий будет аналогичен тому, который рассмотрен для первой ситуации. Однако существует один нюанс. Датой оказания услуг, соответственно, и датой формирования дебиторской задолженности является то число, когда покупатель подписал акт выполненных работ.
Исключением является предоставление коммунальных услуг, стоимость которых рассчитывается на основе показаний учетных приборов. Датой формирования АС будет дата оказания услуги.
Как провести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете контрагента
Ситуация 1: организация реализует продукцию. В поступившем от контрагента акте сверки не отражены документы продавца по отгрузкам в адрес покупателя.
Продавец должен убедиться, что он отразил выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями, прописанными в договоре. Если все сделано правильно, то стоит проверить, передавались ли документы контрагенту.
Если документы были своевременно отправлены партнеру, необходимо внести неотраженный документ в АС. Акт должен быть подписан с расхождениями.
При обнаружении проблем необходимо их устранить. Далее документ либо будет включен в АС расчетов, либо продавец согласится с суммами, предоставленными покупателем.
Ситуация 2: организация выполнила работу, но отражение оплаты за нее отсутствует в акте сверки, присланном заказчиком.
Порядок действий в этом случае будет следующим:
- Необходимо проверить дату, которой заказчик подписал акт выполненных работ.
- При отсутствии экземпляра акта, подписанного обеими сторонами, необходимо уточнить был ли акт отправлен заказчику.
- После этого делаются выводы. Обороты могут быть добавлены в акт сверки заказчика, который подписывается с разногласиями. Либо организация соглашается с суммами, предоставленными контрагентом.
Нами рассмотрены далеко не все случаи, в которых могут возникнуть расхождения в актах сверки расчетов. Однако ясно, что причины отсутствия документов в АС различны. Это могут быть и неправильное интерпретирование условий договора, и забывчивость работников любого из контрагентов.
Как составить напоминание об оплате после сверки расчетов с контрагентами
Если сверка расчетов показала наличие дебиторской задолженности, то покупателю надо напомнить о необходимости проведения оплаты. При этом должны быть указаны следующие сведения: номер договора и его дата (с приложениями), величина долга (в том числе просроченного) по каждой поставке, сроки и порядок оплаты, возможные санкции при несвоевременной оплате.
Бывают ситуации, когда контрагент задолженность признает, а от пени отказывается. В этом случае целесообразно договориться о возможности применения рассрочки или отсрочки платежей.
Принятое решение должно быть подтверждено подписанием соглашения, в котором будет содержаться график погашения долга. В текст документа можно внести фразу: «…указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа». Тогда должник не сможет интерпретировать дополнительное соглашение как изменение условий договора, которое позволяет не выполнять обязательства в течение какого-то периода.
Как грамотно оформить расхождения по итогам сверки расчетов с контрагентами
Если сверка расчетов показала наличие неучтенной задолженности организации перед поставщиком, то необходимо сделать исправительную запись по дебету счетов учета материалов, товаров и кредиту счетов расчетов. Запись должна вноситься на основе первичной документации. НДС при этом принимают в обычном порядке (Дт 19).
Последняя запись должна быть внесена в конце того налогового периода, в котором было выявлено расхождение.
Что касается кредиторской задолженности, то ее исправление проводится такими же проводками сторно.
При обнаружении расхождений до утверждения годовой отчетности (например, неучтенная задолженность за июль 2015 г. выявлена 25 февраля 2016 г.), необходимо внести операцию в БУ в декабре отчетного года. При выявлении расхождения составления годового отчета (например, 1 апреля 2016 г.), делается исправительная запись уже в 2016 г.
Согласно статье 81 Налогового кодекса РФ в налоговый учет необходимо вносить исправления в том периоде, в котором было обнаружено расхождение.
Видео: упрощенная система налогообложения для ИП:
Сверка расчетов отражает сложившееся положение и является обоснованием правильности внесения операций в БУ. Иногда контрагент не желает составлять АС расчетов. В этом случае формально нарушения закона не происходит. Конечно, при условии, что обязательства по проведению сверки расчетов не прописаны в действующем договоре между организациями. Уклонение от составления акта может свидетельствовать о желании контрагента что-то скрыть. Поэтому целесообразно внимательно проверить все операции с ним, а в будущем, возможно, отказаться от взаимодействия с таким партнером.
Списание задолженности по результатам сверки расчетов с контрагентами
По инициативе главбуха руководитель фирмы может принять решение о признании задолженности безнадежной. В этом случае необходимо произвести ее списание.
Согласно второму пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ к безнадежным относятся:
- долги, по которым истек СИД;
- долги, взыскание которых невозможно в связи с решением государственного органа или с ликвидацией должника.
Списание дебиторской задолженности осуществляется за счет резерва по сомнительным долгам, или она относится к расходам компании.
Формируя резерв, фирма заблаговременно уменьшает свою налогооблагаемую базу. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Согласно одиннадцатому пункту ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденных Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, отчисляемые в резерв суммы включаются в состав операционных расходов в последний календарный день отчетного периода.
Резерв формируется по расчетам за проданный продукт отдельно по каждому сомнительному долгу. Величина резерва не должна превышать 10 % от выручки компании, полученной в отчетном периоде. При величине резерва, не покрывающей сумму долга, признанного безнадежным, разницу относят к внереализационным расходам.
Неиспользованная часть резерва должна быть перенесена на период, следующий за отчетным. Величина нового резерва при этом исправляется на сумму остатка предыдущего периода.
Согласно четвертому пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ расчет резерва зависит от сроков возникновения задолженности:
|
Срок возникновения долга, дней |
Сумма резерва |
|
> 90 |
Полная сумма задолженности, выявленной при проведении инвентаризации |
|
45–90 (включительно) |
50 % от суммы задолженности, выявленной при проведении инвентаризации |
|
< 45 |
Не увеличивает сумму создаваемого резерва |
Если формирование резерва по сомнительным долгам не предусмотрено учетной политикой организации, следует поступать так.
Задолженность, которая подлежит списанию, не обнуляется, а отражается по Дт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на протяжении пяти лет со дня списания. Такой период обусловлен тем, что финансовое положение должника может измениться. В этом случае он сможет исполнить свои обязательства.
В случае погашения задолженности делается запись по Кт 007.
Списание дебиторской задолженности в целях НУ признается расходом, снижающим базу по налогу.
Налоговый кодекс РФ в пп. 7 п. 1 ст. 265 регламентирует отнесение к внереализационным расходам затрат на формирование резерва. При этом к внереализационным расходам приравниваются убытки, которые фирма получила в отчетном (налоговом) периоде. В том числе и суммы безнадежных долгов.
Основание для снижения налогооблагаемой прибыли в обязательном порядке должно быть подтверждено. Истечение срока исковой давности является основанием для снижения величины налогооблагаемой прибыли. Регламентирующим документом является двенадцатая глава Гражданского кодекса РФ. В большинстве случаев срок исковой давности составляет 3 года.
Подписание акта сверки равнозначно признанию долга. Соответственно, оно влечет за собой обнуление срока исковой давности. Регулирующим документом является 203 статья Гражданского кодекса РФ. Другими словами, срок исковой давности по долгу начинает отсчитываться заново со дня его признания.
НДС при учетной политике, предусматривающей учет дохода по факту оплаты, при неисполнении контрагентом своих обязательств начисляется исходя из пятого пункта статьи 167 Налогового кодекса РФ.
Датой оплаты товара является либо дата истечения срока исковой давности, либо дата списания дебиторской задолженности в зависимости от того, какая из них наступит раньше. НДС в этом случае отражается на субсчете «Расчеты по неоплаченному НДС» счета 76.
Исходя из норм восьмого пункта ПБУ 9/99, величина кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности относится к внереализационным доходам. Списание долга происходит на Кт 91, субсчет «Прочие доходы» в корреспонденции со счетами расчетов.
Кредиторская задолженность, согласно восемнадцатому пункту 250 статьи Налогового кодекса РФ, увеличивает сумму подлежащей налогообложению прибыли компании как внереализационный доход. При этом задолженность перед бюджетом является исключением из общего правила.
Остается открытым вопрос о списании НДС со стоимости неоплаченной, но уже полученной продукции (с суммы аванса). Данный вопрос регламентируется первым пунктом 172 статьи Налогового кодекса РФ. Согласно его положениям приниматься к вычету может только сумма НДС, которая была предъявлена организации и оплачена ею.
Соответственно, если организация продукцию получила, но не оплатила, то НДС зачету не подлежит. Сумма налога должна быть отнесена к внереализационным расходам компании.
Каков порядок взыскания долга через суд при игнорировании акта сверки расчетов с контрагентами
Если контрагент не признает имеющуюся задолженность или не подписывает акт сверки расчетов, компания имеет право предъявить ему судебный иск.
Для этого необходимо собрать следующие документы:
- Документ, являющийся основанием для отгрузки товара (предоплаты за товар). Это может быть договор или иной документ.
- Платежные документы, которые не были оплачены контрагентом (требования, поручения и т. д.).
- Документы, являющиеся доказательством того, что товар был отгружен (товарно-транспортные накладные, доверенности на получение материальных ценностей).
- Другие документы, имеющие отношение к выполнению договора поставки.
После того как суд вынес постановление в пользу организации-истца, она должна передать исполнительный лист в ССП, расположенную в месте пребывания ответчика. Также истец имеет право предъявить инкассовое поручение банковской организации должника.
При определении величины реального убытка должны учитываться и проценты за кредит, и возросшие условно-постоянные расходы в стоимости продукции, и затраты на компенсацию штрафных санкций, в том числе штрафы, неустойки, пени.
Величина штрафных санкций, подлежащих взысканию по решению суда, отражается в БУ в составе внереализационных доходов. Данный момент регламентируется восьмым пунктом ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 6 мая 1999 г. № 32н. Сумма штрафа фиксируется следующей записью: Дт 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кт 91 субсчет «Прочие доходы».
Отражение доходов в налоговом учете, относящихся к штрафным санкциям, регулируется 317 статьей Налогового кодекса РФ. Такие доходы относятся к внереализационным. Их начисление должно быть основано на постановлении судебного органа. Взыскание происходит только после вынесенного судом решения.
При ликвидации фирмы-должника дебиторская задолженность относится к безнадежной. Согласно восьмому пункту 63 статьи Гражданского кодекса РФ, документом, подтверждающим ликвидацию организации, является запись об этом факте в ЕГРЮЛ (или выданное на ее основании письмо из налогового органа).
Компания «Деловые партнеры». Аутсорсинг бухгалтерских услуг:
Получить расчет
экономии