Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на замещение во время отпуска .docСкачать образец заявления на замещение во время отпуска .doc
Что это такое замещение
Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:
- временного перевода;
- совмещение.
Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска
В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.
По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.
Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока
Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.
Особенности формирования заявления, общие моменты
В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ
Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.
- На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
- Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
- Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
- По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
- должность, ФИО руководителя;
- наименование компании;
- должность и ФИО работника;
- должность и ФИО замещаемого работника;
- период, на который это замещение происходит.
Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.
Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.
После составления заявления
После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.
После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.
Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника. Для этого работнику, по нормативно-правовым требованиям, нужно написать заявление на замещение должности на время отпуска. Чтобы оформить бумагу, рекомендуется ознакомиться с правилами составления документа и образцом.
- 1 Форма заявления на замещение сотрудника
- 2 Как правильно написать?
- 2.1 О возложении обязанностей на другого работника
- 2.2 О согласии замещающего лица
- 3 Примеры написания
Форма заявления на замещение сотрудника
На сегодняшний день единой формы заявления на замещение сотрудника не установлено. Это означает, что бумага может составляться в свободном варианте. Однако на каждом предприятии может быть разработана собственная форма документа, которой придется придерживаться всем сотрудникам.
Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.
Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.
Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.
Ежегодные отпуска предоставляются по графику и их порядок предусмотрен статьей 122 Трудового Кодекса РФ, поэтому на отдых сотрудники должны идти в установленный срок, а чтобы не было простоя на предприятии, их должности подлежат временному замещению доступными штатными единицами.
Как правильно написать?
Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:
- должность главного директора и его личные данные;
- имя организации;
- личные данные сотрудника и занимаемая должность;
- личные данные сотрудника, которого нужно замещать, и занимаемая должность;
- точные даты, когда требуется замещение работника.
Внизу документа ставится подпись и дата составления.
О возложении обязанностей на другого работника
Если руководитель подразделения хочет возложить обязанности работника, который ушел в отпуск или оформил больничный лист, можно составить служебную записку. Это удобный документ, который применяется внутри компании.
Бумага должна содержать следующие сведения:
- наименование должности руководителя, которому направляется документ, и его личные данные;
- название документа;
- причина замещения сотрудника;
- на кого будут возложены обязанности работника;
- какова будет оплата сотрудника, берущего на себя дополнительные обязанности;
- кто именно составил служебную записку;
- дата и подпись.
Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:
Генеральному директору
ООО «Волчок»
Иванову А.А.
Служебная записка
19.08.2019
Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на кассира Петрову Е.А. без освобождения от основной работы с доплатой в размере 50% от оклада отсутствующего работника на время замещения.
Главный бухгалтер Николаева В.О.
Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву
Оплата труда в связи со временно возложенными обязанностями должна предоставляться в соответствии со 149 статьей Трудового Кодекса РФ.
О согласии замещающего лица
Возложить обязанности сотрудника на время отпуска на другого работника можно только с его согласия. Оно оформляется письменно.
Документ должен содержать следующую информацию:
- должность руководителя, которому направляется бумага, и его личные данные;
- наименование документа;
- суть бумаги;
- личные данные сотрудника и занимаемая должность;
- подпись и дата составления.
Пример:
Генеральному директору
ООО «Волчок»
Иванову А.А.
Заявление
Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на меня в порядке совмещения должностей.
Кассир Петрова Е.А.
Примеры написания
Образец заявления на исполнение обязанностей на время отпуска выглядит так:
Директору ООО «Стандарт»
Степанову А.В.
от бухгалтера
Смирновой Е.Н.
Заявление
В связи с очередным ежегодным отпуском главного бухгалтера Ивановой И.А. с 19.07.2019 по 16.08.2019 прошу возложить на меня обязанности по должности главного бухгалтера с 19.07.2019 по 16.08.2019.
С условиями работы ознакомлена и согласна.
Бухгалтер Смирнова Е.Н.
10.07.2019
После составления заявления работник отдает документ руководителю, на основании которого издается приказ.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52
Приказ на замещение на время отпуска — образец этого документа потребуется при возложении обязанностей временно отсутствующего отпускника на другого сотрудника. Разобраться с тонкостями его оформления поможет наш материал.
Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.
Об объеме и видах внутренних кадровых документов см. материал «Что относится к обязательной кадровой документации?».
В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:
- причину, вызвавшую необходимость замещения;
- данные сотрудников: временно отсутствующего и его замещающего;
- сроки, на которые часть обязанностей отсутствующего сотрудника возлагается на его коллегу;
- уточнение трудовых функций, которые подлежат исполнению;
- размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника;
- обязательные реквизиты приказа: номер, дата, подпись ответственного лица;
- подпись сотрудника, чьи трудовые функции обременяются дополнительными обязанностями.
Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:
Бланк приказа на замещение на время отпуска
Скачать
Когда чужие обязанности требуется перепоручить
Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.
ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).
Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.
Про оформление «отпускного» приказа читайте в материале «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец».
Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.
Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.
Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.
Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.
Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.
Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.
Итоги
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.
О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Заявление на замещение во время отпуска – это документ, в соответствии с которым один сотрудник предприятия даёт согласие (или выступает инициатором) на замещение другого сотрудника во время его отпуска. Процедура в обязательном порядке оформляется соответствующими документами.
Файлы для скачивания:
Замещение на предприятии
Каждому работнику, работающему по трудовому договору, положен отдых. Выражаться он может в ежегодном оплачиваемом или другом виде отпуска. В любом случае отсутствие сотрудника на предприятии не должно сказаться на производстве. Для этого Трудовым кодексом предусмотрено замещение отсутствующего работника другим. Работодатель может временно взять на работу нового человека или предложить выполнять обязанности отпускника кому-то из своих подчинённых. Следует иметь в виду, что замещение происходит исключительно с согласия замещающего работника, при чём оно должно быть выражено в письменной форме. Устных договорённостей между сторонами трудового договора будет недостаточно.
Виды замещения
Исходя из анализа норм закона о труде, можно сделать вывод о доступности двух видов замещения: совмещение обязанностей и временный перевод работника на другую должность. Совмещение предполагает выполнение обязанностей в свободное от основной деятельности время, а перевод полностью освободит сотрудника от работы по его должности. Как привило, работодатели обходятся именно совмещением обязанностей. Однако если отсутствует ключевой сотрудник, придётся прибегнуть к переводу.
Кто может замещать
Выступить заместителем может любой человек, обладающий должным уровнем квалификации, опыта работы и состоянием здоровья. Государственные органы регулярно разрабатывают для различных должностей профстандарты. Под ними понимаются определённые требования к кандидатам на должность. Заместитель должен также им соответствовать. В противном случае речь будет идти о нарушении трудового законодательства и серьёзной административной ответственности.
Плюсы для сторон договора
Очевидным плюсом замещения отпускника для работника является сохранение штатного режима работы организации. Однако и для замещающего сотрудника предполагается ряд преимуществ. Не говоря уже о дополнительном материальном поощрении, за замещение может быть предусмотрено начисление дней отдыха к отпуску. Также сотрудник получает возможность проявить себя на новой должности. Руководство может по достоинству оценить деятельность замещающего и в перспективе предложить занять ему эту должность на постоянной основе.
Процедура оформления
Как уже было сказано выше, замещение происходит исключительно с согласия замещающего лица. Работодатель не вправе принуждать работников. Инициатива может исходить как со стороны руководства предприятия, так и от желающего сотрудника. В любом случае стартовой точкой в процедуре оформления будет выступать заявление. Именно оно послужит подтверждением доброй воли работника.
На основании заявления директор издаёт приказ о замещении, в котором обозначаются сроки и привилегии замещающего. За выполнение чужих обязанностей полагается доплата в твёрдом значении или процентом соотношении от зарплаты. Финансовые вопросы определяются соглашением между сторонами трудового договора и фиксируются в дополнительном соглашении к нему. Только при наличии трёх вышеупомянутых официальных бумаг процедура будет считаться выполненной по всем требованиям закона.
Прекращение замещения
Так как доп. соглашение заключается на определённый срок, дополнительные обязанности снимаются с замещающего по истечению такового. Однако имеется возможность досрочного расторжения в одностороннем порядке с обеих сторон. Руководитель или работодатель вправе прекратить замещение. Для этого также необходимо оформить соответствующие документы. Сотрудник обязан уведомить работодателя об отказе от исполнения чужих обязанностей за три дня своим заявлением.
В таком случае расчёт будет произведён пропорционально отработанному времени (количеству произведённой продукции).
Форма документа
Трудовое законодательство не обязывает работников составлять обращения к работодателю в какой-то единой общеобязательной форме. Сотрудники предприятий пишут заявление в свободном формате, соблюдая общие требования к деловой документации.
Работодатель может позаботиться о своих подчинённых и разработать фирменные бланки для заявлений работников. Они, как правило, размещаются в отделе кадров организации. Если таковых в наличии не оказалось, документ пишется на чистом листе бумаги формата А4. Допускается изложить текст от руки при помощи шариковой ручки или набрать его на компьютере. В любом случае машинописный вариант потребуется распечатать на принтере для заверения его автографом заявителя. Передать составленное заявление следует лично в руки руководителя организации или сотруднику кадровой службы. Кадровик в свою очередь направит документ по адресу.
Пошаговая инструкция по составлению заявления
Начать составлять обращение к работодателю следует с шапки документа. В ней необходимо отметить ФИО руководителя (в дательном падеже), его должность на предприятии и наименование организации-работодателя. Здесь же оставляем ФИО и должность работника в родительном падеже.
Ниже по документу пишем слово «заявление» и с красной строки начинаем формулировать запрос. Выражаем согласие или инициативу занять должность отпускника (отмечаем ФИО сотрудника и наименование его должности согласно штатному расписанию). Определяем форму замещения: совмещение или полный перевод. Обозначаем дату предполагаемого выхода на работу в новом режиме.
Примерный образец
На этом процесс составления заявления можно считать оконченным. Остаётся только поставить дату и подпись заявителя (с расшифровкой). Ждём издания соответствующего приказа руководства, подписываем доп. соглашение и приступаем к новым обязанностям.
Трудовое законодательство определяет право работника на ежегодный отпуск. Написание заявления на замещение во время отпуска потребуется в случае, когда исполнение обязанностей ушедшего в отпуск сотрудника принимает на себя другой работник.
Файлы в .DOC:Бланк заявления на замещение на время отпускаОбразец заявления на замещение на время отпуска
Работник ушел в отпуск: что делать
Работодатель не имеет права не отпустить в отпуск работника, отработавшего в организации (у ИП) шесть месяцев и более, а в некоторых случаях и до истечения этого срока. Кроме того, работник может уйти в учебный отпуск или отпуск по уходу за ребенком, и работодатель также обязан будет его отпустить. Таким образом, отсутствие работника на рабочем месте может быть достаточно длительным.
Поскольку уход работников в отпуск не должен нарушать нормальное функционирование предприятия или организации, на время отсутствия основного работника выполнение его обязанностей работодатель может перепоручить другому работнику. Выходов у работодателя в этом случае несколько:
- принять на время отпуска нового работника. В этом случае работнику предлагается заключить срочный трудовой договор, днем окончания которого будет день выхода отсутствующего работника на работу;
- перевести на должность отсутствующего работника кого-то из уже работающих сотрудников;
- поручить исполнение обязанностей другому сотруднику без перевода на должность.
Совмещение
Статья 60 ТК РФ оговаривает возможность исполнения работником обязанностей другого работника на период его отсутствия без отрыва от исполнения им своих основных обязанностей.
Это называется совмещением должностей, хотя некоторые интернет-источники ошибочно именуют его замещением. В данном случае работник именно совмещает выполнение своей основной работы с той, которую выполнял ли ушедший в отпуск коллега.
Главным требованием к совместителю является его компетенция, то есть наличие соответствующей квалификации, навыков, опыта и т.п., позволяющих ему полноценно исполнять обязанности другого работника.
Совмещение оформляется только при условии согласия работника-совместителя на повышение нагрузки, и оплачивается по соглашению между работодателем и работником:
- в твердой сумме;
- или в процентах от оклада отсутствующего работника.
В случае если работодатель предложил, а работник отказался, никакого дисциплинарного взыскания к нему применено быть не может.
Для выражения своего согласия (или инициативы) на совмещение работник должен написать на имя работодателя заявление. Форма заявления законом не регламентирована, как правило, такие заявления утверждаются организациями самостоятельно, и работник отдела кадров предложит заполнить бланк с уже внесенными в него реквизитами. На нашем сайте имеется шаблон заявления, которым вы можете воспользоваться, внеся свои данные.
Заявление на совмещение имеет следующую структуру:
- «шапка», в которой указываются название организации, ФИО и должность руководителя (работодателя-ИП), на имя которого составляется заявление, ФИО, должность и структурное подразделение автора заявления;
- название документа;
- текст документа, начинающийся со слова «прошу», например, «Прошу разрешить мне совмещение должности бухгалтера на период ежегодного отпуска бухгалтера Кадочкиной Н.Н. в период с 20 ноября 2020 года по 20 декабря 2020 года. С условиями работы ознакомлен и согласен»;
- дата составления заявления и подпись работника.
После того, как руководитель одобрит заявление, на работника-совместителя составляется приказ. С даты, указанной в приказе, работник обязан выполнять и свои обязанности, и обязанности коллеги, ушедшего в отпуск.
Замещение
В классическом понимании замещение — это временный перевод на другую работу (ст. 72 ТК РФ). То есть работник, замещающий другого работника, полностью отказывается от выполнения своих трудовых функций и сосредотачивается на работе на другой должности.
Требования в данном случае те же, что и для совмещения. Заместитель точно так же обязан письменно выразить свое согласие на перевод. Более подробно с заявлениями на перевод на другую должность вы можете ознакомиться в соответствующем материале нашего сайта.
Можно ли передумать
Если замещение или совмещение предполагает длительное время исполнения совместителем или заместителем чужих обязанностей, вполне допустимо, что в какой-то момент в силу личных или иных причин работник передумает далее работать за отсутствующего коллегу. Кроме того, сам работодатель может передумать и, к примеру, решить, что без совместителя или заместителя на данной должности вполне можно обойтись.
Закон не запрещает сторонам менять свое решение. В данном случае работнику или работодателю потребуется не позднее чем за 3 дня до планируемого отказа предупредить другую сторону о том, что намерения изменились. Никаких санкций за это не положено. Предупреждение оформляется в письменном виде.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →