Как лучше всего написать письмо - Napishi.top - правописание и грамматика

Как написать хорошее письмо

Сегодня письма, написанные вручную, кажутся отголосками прошлых столетий. Мы едва ли можем себе представить, что это такое — сесть за письменный стол, взять в руки бумагу и ручку и написать письмо. Но так или иначе, каждому хотя бы раз в жизни придется с этим столкнуться, поэтому необходимо выяснить, как научиться писать письма.

Инструкция

Пишите от всего сердцаЕсли вы пишите письмо другу или бабушке, не ограничивайтесь двумя строчками. Письмо — это не смс-сообщение. Начните его с отвлеченного вступления, к примеру, с того, чем вы занимались до того как сесть писать. Не стоит расписывать в письме ваш распорядок дня. Включайте в письмо больше описаний, рассуждений. Задавайте собеседнику вопросы и просите его совета или мнения. Пишите письмо от всей души. Сухие, сжатые фразы письма могут оттолкнуть вашего собеседника, так как он подумает, что вы писали с неохотой.

Пишите правильноТочнее было бы сказать — старайтесь писать правильно. Помните о том, что письма тренируют нашу устную речь, так как строить письменные предложения сложнее, чем устные. Не пишите односоставными предложениями. Стройте предложения развернуто и понятно. Не пишите в письме ерунды, которая будет неинтересна читающему. Перед написанием письма продумайте примерный план того, о чем собираетесь написать — так вы избежите различного рода «приписок» в конце. Важные письма лучше писать с использованием черновика.

Не пишите письмо, если у вас нет желанияПисьма пишутся в хорошем настроении, так как бумага, а точнее то, что на ней написано, передает адресату ваши эмоции и чувства и может вызвать неприятный осадок после прочтения письма, нежелание на него отвечать.

Следите за почеркомЕсли вы все-таки отказались от печатного текста и решили написать письмо от руки, старайтесь, чтобы ваш почерк был вполне разборчив и читаем.

Не отвлекайтесь на посторонние дела при написании письмаЕсли вы сели писать письмо, то лучше выделить для этого достаточно времени, к примеру час. Не отвлекайтесь в это время от письма, иначе оно может получиться несвязным.

ПодписывайтесьВ конце письма обязательно должна стоять ваша подпись. Если вы напечатали письмо на компьютере, то подпишите его вручную.

Отвечайте на письма, приходящие вамНе оставляйте письма, адресованные вам, без ответа, в частности, если это письма ваших родственников или друзей. Не отвечая на письма, вы проявляете неуважение и невнимание к близким людям, которые заинтересованы в вашей жизни.

Видео по теме

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Загрузить PDF

Уметь писать письма пригодится любому из нас — на работе ли, в школе ли, или же для личных отношений. В письме можно рассказать о чем угодно, можно выразить свое хорошее отношение и даже признаться в любви. В этой статье есть общие рекомендации о том, как следует правильно писать письма.

1
Подумайте, насколько формальным должно быть письмо. Это определяется отношениями с получателем письма. К примеру:
- Если вы пишите чиновнику, будущему работодателю, научному руководителю или кому-то другому, с кем у вас сугубо профессиональные и деловые отношения, то письмо должно быть формальным.
- Если же вы пишите своему нынешнему работодателю, коллеге, родственнику и кому-то, кого вы знаете не очень хорошо, то допустим полуформальный стиль письма.
2
Подумайте, как вы отправите письмо, по email или на бумаге. Это тоже влияет на степень формальности письма.
- Наиболее формальные письма следует набирать на компьютере, распечатывать и отправлять почтой, за исключением тех случаев, конечно, когда дело не терпит промедления или же когда получатель предпочитает электронную почту.
- Для неформальных писем подойдет и email или письмо, написанное от руки.
- В случае полуформальных писем, необходимо сделать телефонный звонок. Если в ходе разговора вы решили, что переписку следует вести по email — что ж, быть посему. Если же вы не уверены в этом — пишите обычные письма.
3

Используйте печатный бланк или напишите свой адрес на верхней части страницы (в случае формальных писем). Если вы пишите деловое письмо и у компании есть собственные печатные бланки — используйте их. Если бланков нет, а хочется, чтобы письмо выглядело как-то солиднее, сделайте такие бланки самостоятельно в текстовом редакторе. В противном случае, можно просто написать свой полный домашний адрес в верхней части страницы с выравниванием по левому краю. Порядок написания адреса в разных странах различается, так что учитывайте культурные особенности получателя.
4
Поставьте дату. Если вы уже написали адрес, то отступите две строки и запишите дату. Если адрес еще не написан — напишите сперва дату, выровняв ее по левому краю.
- Напишите полную дату. Помните, что, к примеру, “1 января 2012” выглядит куда более формально, нежели 1/1/2012.
- Если вы отправляете не формальное письмо по email, то дата не нужна, она будет указана в данных самого email.
5
Напишите имя, должность и адрес человека, которому вы пишите письмо (в случае формальных писем). Отступите две строки после даты и запишите полное имя и должность получателя письма. На второй строке запишите название организации (если известно). На третьей строке запишите улицу, на четвертой — город, регион и почтовый индекс.
- Впрочем, в случае электронных писем это излишне.
- В случае всех не~ и полуформальных рукописных писем — тоже. Достаточно имени и адреса получателя на конверте.
- Если ваше письмо — это запрос, но вы отправляете его не конкретному человеку, а просто на адрес организации, то просто напишите название организации и ее адрес.
6
Начните с приветствия. Тип приветствия, опять же, определяется тем, в каких вы отношениях с получателем письма, а также, собственно, формальностью письма. Вот несколько возможных вариантов:
- Если вы пишите формальное письмо неизвестному адресату, то можно начать со слов “К сведению всех заинтересованных лиц”, с двоеточием после “лиц”.
- Если адресат по-прежнему неизвестен, но вы точно уверены, что это он (или она), то вариантов уже больше. “Уважаемые господа”, “уважаемые дамы”, “дамы и господа”. Впрочем, будьте аккуратны с такими приветствиями — вы же никого не хотите обидеть, верно?
- Если вы пишите формальное письмо и вы знаете, кому вы его пишите, то можно начать со слова “Дорогой/ая #”. Впрочем, если вам кажется, что это как-то слишком не по-деловому, то можно использовать слово “Уважаемый/ая #”.
- Если вы пишите полуформальное письмо, то сгодятся такие варианты, как “Привет” или “Дорогой/ая”.
- Если же письмо совсем не формальное, то вариантов и вовсе куда больше. Тут и “привет”, тут и “здорово”, тут и “здравствуй” и так далее.
7
Укажите имя получателя после приветствия.
- В формальном письме используйте т.н. титул учтивости (г-н, г-жа) или должность/звание, после чего напишите фамилию получателя.
- Если письмо полуформальное, то вам придется решить, обращаться ли к получателю по имени или же нет. Безопаснее всего, если вы не уверены, обойтись титулом учтивости.
- В случае неформального письма, в свою очередь, предполагается, что вам можно обращаться к получателю по имени. За исключением, разумеется, писем к родственникам, которые старше вас. Тогда следует писать что-то вроде, к примеру, “Здравствуй, бабушка #” или “Привет, дядюшка #”.
8
Начните само письмо. Отступите две строки от приветствия или просто начните текст с новой строки, если пишите от руки.
- Если вы пишете личное письмо, что начнете с вопроса о делах, здоровье и всем таком.Вариантов много, от формальных до не очень, так что выбирайте на свой вкус.
- Если же вы пишете деловое письмо, то переходите прямо к делу. Время — деньги, а тратить время получателя вы не хотите, ведь так?
9
Подумайте, о чем нужно написать. Основная цель письма — общение, коммуникация, обмен информацией. Поэтому спросите себя — какую информацию должен узнать из письма получатель, о чем нужно ему рассказать. О новых ценах про товары? О том, что вы скучаете о нем? О том, что благодарите за подарок на день рождения? Какой бы тема ни была, помните о задаче письма: обмен информацией.
- Помните, что писать можно не о всем. Письмо, написанное, к примеру, в гневе — это не то письмо, которое стоит отправлять. Если же письмо уже написано, но вы колеблетесь, отправлять его или нет — то лучше отложите его на пару дней в сторону. Возможно, вы еще успеете передумать и взглянуть на ситуацию по-новому.
10

Проверьте свое письмо. Перед отправкой письма, прочитайте его пару-тройку раз и убедитесь, что в нет ошибок. Если хотите, дайте проверить письмо кому-то другому или воспользуйтесь модулями проверки грамматики в текстовых редакторах. Ну и, разумеется, исправьте все ошибки.
11
Правильно завершите письмо. Таким образом, вы сможете прилично попрощаться с получателем письма. Отступите две строки от последнего абзаца и напишите подходящее выражение вежливости, которым оканчивают письма.
- Для формальных писем подойдут такие варианты, как “С уважением” или “С наилучшими пожеланиями”.
- Для полуформальных писем подойдут более короткие версии формальных формул вежливости.
- Для неформальных писем сгодятся такие формулы вежливости, как “С любовью”, “Твоя/ая” и так далее.
- Если есть желание, то в формальных письмах можно использовать старомодные формулы вежливости (или же если вы пишите письмо близкому другу, который сумеет оценить). Для этого вставьте формулу в последнее предложение. Затем, отступив две строки, напишите что-то вроде “Искренне ваш/ваша/твой/твоя”. Тут можно проявить немного креативности и создать действительно уникальную концовку письма.
12
Подпишитесь. То, какой должна быть подпись, определяется самим письмом.
- Формальное напечатанное письмо: оставьте четыре строки между формулой вежливости и вашим напечатанным именем, и распишитесь между ними от руки черными или синими чернилами.
- Формальные email: напечатайте свое полное имя после формулы вежливости.
- В формальном письме можно подписываться, используя тот или иной титул учтивости.
- Полуформальное письмо: вы можете подписаться именем, можете — полным именем и фамилией. Кроме того, вы можете напечатать и подписать ваше письмо, или просто подписать его.
- Неформальное письмо: нет смысла писать в конце ваше имя и фамилию. Если пишите email — просто напечатайте в конце свое имя, если пишите письмо от руки — то, соответственно, напишите.
13

Сложите письмо (опционально). Если вы посылаете письмо почтой, то его придется сложить его втрое. Сложенное втрое письмо поместится в практически любой конверт.
14

Подпишите конверт (опционально). Подписывать лучше в центральной части конверта, если на нем нет иных отметок. Помните, что в разных странах действуют разные требования к оформлению конверта.
15

Напишите на конверте обратный адрес (опционально). Ряд почтовых служб, если не сможет доставить письмо адресату, вернет его отправителю по указанному адресу.

Реклама

Советы

Если вы пишите письмо-жалобу, то постарайтесь быть как можно более рассудительным и вежливым. Таким образом вы куда вероятнее дождетесь ответа.
Постарайтесь не загружать письмо лишней информацией, особенно если это деловое письмо.
Письма приходят на помощь, когда нужно выразить признательность, сочувствие, симпатию и еще множество других эмоций.
Письма писать лучше черной или синей пастой/чернилами.
Постарайтесь сфокусировать письмо на том, что будет интересно получателю.
Если вам надо распечатать деловое письмо, используйте для этого бумагу более плотную, нежели обычная бумага для принтеров.
Если вы отправляете формальный или полуформальный email, то постарайтесь, чтобы ваш email адрес звучал солидно. Письмо от “milaffffka1989” воспримут куда менее серьезно, чем письмо от “mivanova”.

Предупреждения

Рисовать на конвертах не стоит, почтовая служба может и не оценить. Если хотите украсить конверт — делайте это на его обратной стороне.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 95 069 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Плохо	Хорошо
Отчет	Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц?	Узко, понятно, есть ограничение по времени

У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.

Плохо	Хорошо
Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать.	Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
Непонятно, что вы хотите от адресата	Коротко и ясно

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Плохо	Хорошо
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня.	Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает?	Уважительный тон, понятное предложение

Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Плохо	Хорошо
Курс будет классный, вам понравится.	Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
А мне какая от этого польза?	Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Плохо	Хорошо
Привет, Маша!	Здравствуйте, Мария Ивановна!
Доброго утречка, коллега!	Здравствуйте, Иван!

Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Плохо	Хорошо
Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу.	Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
Непонятные и лишние лирические отступления	Четко и по существу

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Плохо	Хорошо
Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности.	По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

Плохо	Хорошо
Это все, что я хотел сказать.	Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
А чего вы хотите от меня?	Четкий вопрос, который требует четкого ответа

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

Плохо

Хорошо

Целую, князь.

С уважением,

Иван Смирнов,

руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга»

8 999 888 77 66

ivan-s@raduga.ru

Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез

Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Плохо	Хорошо
ГДЕ ОТЧЕТ?	Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Плохо

Хорошо

Иван: Привет!

Иван: Сегодня было совещание.

Иван: Обсуждали новый проект.

Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?

Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Плохо	Хорошо
Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели.	Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать. Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Плохо	Хорошо
Мария, заранее благодарю за помощь.	Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Плохо	Хорошо
Я вас услышал, коллега.	Документы получил, беру в работу.
Отчет нужно переделать, асап!	Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Плохо	Хорошо
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.	Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а».	Иван: Спасибо, Мария, все получил.

Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Плохо	Хорошо
В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы …	Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
Выражаем огромную благодарность в том, что …	Спасибо за помощь!

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
перед началом общения поработайте с контекстом;
пишите просто;
будьте вежливы;
соблюдайте договоренности.

ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге Unisender

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

unisender

Источник

Download Article

A heartfelt letter is a letter that expresses how you truly feel. Whether writing about how much you love that special someone, or you want to express your concern, your true feelings are often in turmoil inside of you and are hard to put a name on sometimes. So putting those feelings into words may be difficult. But you can learn the basics and how to style the letter correctly.

1
Put it on paper. A handwritten letter conveys sincerity from the moment it arrives. Your reader knows you mean it. You have to wait a few days, but this usually isn’t bad. The payoff is worth the delay.^[1]
- If you can’t write a hand-written letter, for some reason, then word-process it and print it out if at all possible. E-mails aren’t usually the best way to have serious, heart-felt communications, but it’ll also be fine in a pinch if it’s necessary. Just make sure your copyedit all e-mails and follow the rules of usage and grammar, as if you were writing for school.
2
Consider your audience. To begin, think about the person you are writing to and why you want to write them a letter. Is it an apology? A thank you? An invitation? Condolences? Whatever it is, make sure you know why you are writing to this person. If you don’t know why you’re writing the letter, the won’t know why they are reading it.^[2]
- What are your intentions for the letter? It’s also very important that your biggest goal is to express yourself, not to induce a certain outcome. For example, if you are writing a love letter, your goal is to express how much you care about this person. Your goal in writing this letter isn’t to start a relationship, so don’t write to them as if that’s your goal.
Advertisement
3

Do a little pre-writing. For some it is easy it just spill out what is felt on the inside. In order for your writing to have any meaning you need to focus on your truthful feelings and emotion. On a piece of scratch paper or a notepad that’s sitting around consider who you are writing your letter to and the topic of the letter. No matter how heartfelt you are in your writing, if the person receiving the letter does not see the importance of what you are trying to get across they may not respond the way you would like them to. Once you have full confidence in what you want to say and you get your thoughts all sorted out start writing.^[3]
4
Open the letter clearly. Don’t beat around the bush. Start your letter by telling them why you are writing them a letter. If you already know, it’s important to share the reason with your reader. Write something like: «I’m writing to you because I haven’t seen you in so long. I miss you and want to catch up.»
- Formatting-wise, begin the letter by writing «Dear _____,» at the top of the letter, adding in their name or names.
- This works, regardless of your intentions in writing the letter, or if you’re writing for multiple reasons: «I heard about the passing of your mother, and I am so very sorry.»

1

Share your feelings with your reader. If you’re writing an apology, you might feel scared that they’re still angry or worried that you hurt them too badly to recover a relationship. If you’re writing a thank you, you might feel grateful to have friends who care about you. If you’re writing an invitation, you might feel excitement at the thought of spending time together. Whatever it is that you’re feeling, express that here.^[4]
2

Have some moments of lightness as well. If someone has passed away, you can write a funny or nice thing you remember about the deceased. If you’re trying to reconnect with someone after a long time, you might want to share a story about something that’s happened to you recently. A heartfelt letter does not have to be serious the whole way through, although sometimes they might be. When thinking about a story, ask yourself if this is something you truly want to share with them. If you do, it’ll come across on paper. If you don’t or don’t feel like a story is appropriate, leave it out.
3
Talk about them. Truth is, even the sincerest, most loving people think about themselves a lot and like to hear about themselves. If you put important stuff in the middle of a ramble about your life, your news, your feelings, your reader may miss it and get the wrong message. Bad!
- If your feelings are an important subject in the letter, state them succinctly. If possible draw connections to your reader’s role in those feelings. Don’t assume you know your reader’s feelings. «I hope you feel…» is fine. So is «If you feel…» «I know you feel…» is not. Give them room to have their own feelings.
4
Offer your support, if necessary. If this person is going through something difficult, you might want to let them know that you are there and want to offer your support. Be specific if you can. You can say something like «Give me a call whenever you like,» or «Let me know if there’s anything around the house that needs doing.»
- If you’re writing an apology, you can offer them your regret and willingness to listen. No matter why you are writing, make sure that your offer is sincere. It should be something you truly think they might need or like, otherwise it’ll come off as hollow.
- Think of this as a chance to extend yourself toward them. It’s up to them whether they want to grab your hand and talk, meet up, join you, accept help, forgive or whatever their reaction might be. This way, they know that you aren’t offering empty words, and they might feel more comfortable reaching out.
- While writing a condolence letter, express remorse for the person.
- Let the person who has suffered the loss know you are available and willing to support them.
- If a company or somebody in business is writing a condolence letter to a client, they should sympathize with them but not express much emotional vulnerability within the letter.

1
Use strong words specific details. The most important thing when you’re writing any letter is to use not fancy words, complicated words, or long words, but to use the right words. Writing your heart out means that you need to use correct words to express what you’re feeling. Use vivid details to make your intentions clear.^[5]
- It’s good to use good words, but don’t get addicted to the thesaurus. Sometimes, saying that you were out for a «stroll» might be the most appropriate word, but most of the time calling it a «walk» will be a lot better.
2
Keep it short. Letters are best when they’re clear, concise, and heartfelt. Depending on the purpose of the writing and the reader, it’s usually best to keep most letters to no more than a few pages. Short also encourages a call or meeting, which is good for anything important.
- There’s no right length for a letter. Go as long as the letter takes to express everything that you need to express.
3

End the letter appropriately. To close, think of an appropriate salutation. Sincerely is always good, as is «Yours sincerely.» If you are close, you can use «Love.» Other choices might be «Your friend,» «With gratitude,» «Thinking of you,» or «Thank you.» This is one more opportunity to express your feelings to them. Then sign your name, and you have finished your heartfelt letter.^[6]
4
Recopy the letter if necessary. You may go back and read your letter before sending. You can correct, add or take out, but only do so for the sake of clarity and hand-writing.
- If you’re written anything defensive or aggressive, take it out. Even if you are expressing anger, there shouldn’t be any aggression in the letter.

Add New Question

Question

How do I write an emotional letter to my best friend?

Use the tips in the article. Tell your best friend how important they are to you and how much their friendship means to you. Be specific about WHY you value their friendship, list some of their qualities that you appreciate most, etc.
Question

I’m writing a letter to my professor who’s leaving the class this year and we still have an year to go without her. What can I write? I don’t want to be too formal, but still I want it to be touching

Consider the unique teaching presence they have given you and provide examples of how they have had an impact on you. Also how they have inspired your ideas about your future.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Teenagers and children tend to respond well to sarcasm and jokes, as well as anyone with a sense of humour.

This is not the time to show off your expansive vocabulary of swear words.

References

About This Article

Article SummaryX

To write a heartfelt letter, start by deciding what your intentions are, such as an apology, a thank you, or an expression of feelings. Next, open the letter with a clear explanation for why you’re writing. For example, you could write something like “I’m writing because I miss you and want to catch up” to a friend you haven’t seen in a long time. Don’t be afraid to share your feelings with the reader or to extend an offer of help or support, if necessary. Finally, end the letter with an appropriate salutation, such as “Love,” “Thinking of You,” or “Your Friend.” To learn how to add some levity to a serious letter, keep reading!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 133,867 times.

Reader Success Stories

«I learned to keep it short. I got a great grade on my letter assignment.»

Did this article help you?

Источник

Download Article

1
Put it on paper. A handwritten letter conveys sincerity from the moment it arrives. Your reader knows you mean it. You have to wait a few days, but this usually isn’t bad. The payoff is worth the delay.^[1]
- If you can’t write a hand-written letter, for some reason, then word-process it and print it out if at all possible. E-mails aren’t usually the best way to have serious, heart-felt communications, but it’ll also be fine in a pinch if it’s necessary. Just make sure your copyedit all e-mails and follow the rules of usage and grammar, as if you were writing for school.
2
Consider your audience. To begin, think about the person you are writing to and why you want to write them a letter. Is it an apology? A thank you? An invitation? Condolences? Whatever it is, make sure you know why you are writing to this person. If you don’t know why you’re writing the letter, the won’t know why they are reading it.^[2]
- What are your intentions for the letter? It’s also very important that your biggest goal is to express yourself, not to induce a certain outcome. For example, if you are writing a love letter, your goal is to express how much you care about this person. Your goal in writing this letter isn’t to start a relationship, so don’t write to them as if that’s your goal.
Advertisement
3

Do a little pre-writing. For some it is easy it just spill out what is felt on the inside. In order for your writing to have any meaning you need to focus on your truthful feelings and emotion. On a piece of scratch paper or a notepad that’s sitting around consider who you are writing your letter to and the topic of the letter. No matter how heartfelt you are in your writing, if the person receiving the letter does not see the importance of what you are trying to get across they may not respond the way you would like them to. Once you have full confidence in what you want to say and you get your thoughts all sorted out start writing.^[3]
4
Open the letter clearly. Don’t beat around the bush. Start your letter by telling them why you are writing them a letter. If you already know, it’s important to share the reason with your reader. Write something like: «I’m writing to you because I haven’t seen you in so long. I miss you and want to catch up.»
- Formatting-wise, begin the letter by writing «Dear _____,» at the top of the letter, adding in their name or names.
- This works, regardless of your intentions in writing the letter, or if you’re writing for multiple reasons: «I heard about the passing of your mother, and I am so very sorry.»

1

Share your feelings with your reader. If you’re writing an apology, you might feel scared that they’re still angry or worried that you hurt them too badly to recover a relationship. If you’re writing a thank you, you might feel grateful to have friends who care about you. If you’re writing an invitation, you might feel excitement at the thought of spending time together. Whatever it is that you’re feeling, express that here.^[4]
2

Have some moments of lightness as well. If someone has passed away, you can write a funny or nice thing you remember about the deceased. If you’re trying to reconnect with someone after a long time, you might want to share a story about something that’s happened to you recently. A heartfelt letter does not have to be serious the whole way through, although sometimes they might be. When thinking about a story, ask yourself if this is something you truly want to share with them. If you do, it’ll come across on paper. If you don’t or don’t feel like a story is appropriate, leave it out.
3
Talk about them. Truth is, even the sincerest, most loving people think about themselves a lot and like to hear about themselves. If you put important stuff in the middle of a ramble about your life, your news, your feelings, your reader may miss it and get the wrong message. Bad!
- If your feelings are an important subject in the letter, state them succinctly. If possible draw connections to your reader’s role in those feelings. Don’t assume you know your reader’s feelings. «I hope you feel…» is fine. So is «If you feel…» «I know you feel…» is not. Give them room to have their own feelings.
4
Offer your support, if necessary. If this person is going through something difficult, you might want to let them know that you are there and want to offer your support. Be specific if you can. You can say something like «Give me a call whenever you like,» or «Let me know if there’s anything around the house that needs doing.»
- If you’re writing an apology, you can offer them your regret and willingness to listen. No matter why you are writing, make sure that your offer is sincere. It should be something you truly think they might need or like, otherwise it’ll come off as hollow.
- Think of this as a chance to extend yourself toward them. It’s up to them whether they want to grab your hand and talk, meet up, join you, accept help, forgive or whatever their reaction might be. This way, they know that you aren’t offering empty words, and they might feel more comfortable reaching out.
- While writing a condolence letter, express remorse for the person.
- Let the person who has suffered the loss know you are available and willing to support them.
- If a company or somebody in business is writing a condolence letter to a client, they should sympathize with them but not express much emotional vulnerability within the letter.

1
Use strong words specific details. The most important thing when you’re writing any letter is to use not fancy words, complicated words, or long words, but to use the right words. Writing your heart out means that you need to use correct words to express what you’re feeling. Use vivid details to make your intentions clear.^[5]
- It’s good to use good words, but don’t get addicted to the thesaurus. Sometimes, saying that you were out for a «stroll» might be the most appropriate word, but most of the time calling it a «walk» will be a lot better.
2
Keep it short. Letters are best when they’re clear, concise, and heartfelt. Depending on the purpose of the writing and the reader, it’s usually best to keep most letters to no more than a few pages. Short also encourages a call or meeting, which is good for anything important.
- There’s no right length for a letter. Go as long as the letter takes to express everything that you need to express.
3

End the letter appropriately. To close, think of an appropriate salutation. Sincerely is always good, as is «Yours sincerely.» If you are close, you can use «Love.» Other choices might be «Your friend,» «With gratitude,» «Thinking of you,» or «Thank you.» This is one more opportunity to express your feelings to them. Then sign your name, and you have finished your heartfelt letter.^[6]
4
Recopy the letter if necessary. You may go back and read your letter before sending. You can correct, add or take out, but only do so for the sake of clarity and hand-writing.
- If you’re written anything defensive or aggressive, take it out. Even if you are expressing anger, there shouldn’t be any aggression in the letter.

Add New Question

Question

How do I write an emotional letter to my best friend?

Use the tips in the article. Tell your best friend how important they are to you and how much their friendship means to you. Be specific about WHY you value their friendship, list some of their qualities that you appreciate most, etc.
Question

I’m writing a letter to my professor who’s leaving the class this year and we still have an year to go without her. What can I write? I don’t want to be too formal, but still I want it to be touching

Consider the unique teaching presence they have given you and provide examples of how they have had an impact on you. Also how they have inspired your ideas about your future.

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Teenagers and children tend to respond well to sarcasm and jokes, as well as anyone with a sense of humour.

This is not the time to show off your expansive vocabulary of swear words.

References

About This Article

Article SummaryX

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 133,867 times.

Reader Success Stories

«I learned to keep it short. I got a great grade on my letter assignment.»

Did this article help you?

Источник

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

NPB

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
должность руководителя и его подпись;
указание на приложения (если таковые есть);
ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

«Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
«Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Источник

На уроках русского языка часто дается задание написать письмо своему другу. В данной статье рассмотрим, как писать письмо другу.

Написанное на уроках русского языка дружеское письмо не предполагает, что ученик действительно отправит это письмо. Однако, когда ученик составляет письмо, он должен думать о том, что отправит это письмо, чтобы сделать письмо более реалистичным.

Содержание

С чего начать сочинение-письмо
Письмо другу – сочинение-впечатление
Образец письма подружке
Письмо-ответ другу
Сочинение-рассказ Письмо другу
Письмо другу на английском с переводом

С чего начать сочинение-письмо

Чтобы правильно выполнить задание, в котором дано составить письмо другу, нужно строить письмо по определенному плану:

Приветствие.
Раскрытие темы и основной мысли письма.
Прощание.

Перед началом написания письма необходимо четко осознать, на какую тему будет вестись разговор.

В некоторых письмах используются постскриптумы, находящиеся в самом конце всего высказывания.

Письмо имеет ряд своих особенностей. Так как адресат и адресант являются друзьями, письмо носит личный характер. Здесь отсутствуют черты официально-делового и научного стиля. Адресант использует разговорную лексику, в тексте наблюдается большое количество простых и неполных предложений.

Письмо должно строиться как диалог, чтобы адресат мог ответить на письмо. Это означает, что в письме должны быть вопросы, на которые должен будет ответить собеседник в своем письме.

Письмо другу – сочинение-впечатление

Привет, Маруся! Как у тебя дела? Как поживаешь? Что у тебя нового? У тебя произошло что-нибудь интересное?

У меня столько всего интересного произошло. Не знаю даже с чего начать — уж очень много интересных вещей было. Расскажу про самую удачную встречу этого лета. Обязательно жду от тебя ответное письмо. Я сейчас у бабушки на даче, пиши на этот адрес. Укажу обратный адрес на конверте.

Я сейчас такое расскажу!!! Обалдеешь! Это, наверное, самое удивительное, что я когда-либо видел. Это самая невероятная история в моей жизни.

Я вчера видел настоящую летающую тарелку. Честно, я не вру! Настоящая, прямо, как в фильмах. Мы ходили вечером с бабушкой в соседнее село за молоком, там то это и произошло. Мы шли через большое поле. Резко в небе загорелось белоснежное облако. Над нами появилась тарелка. Все небо стало белое-белое, как будто на дворе вовсе и не ночь.

Мы сперва не поверили своим глазам и переглянулись с бабулей. Но нам не показалось — перед нами была настоящая летающая тарелка. Я сфотографировал ее на мобильный телефон, так что я покажу тебе все в школе.

Тарелка была серебристого цвета. Вокруг нее было много горящих огоньков, поэтому она очень ярко светилась. По размеру она была огромная, наверное, как футбольное поле, а может даже больше. Она пролетела над нами примерно за десять секунд, потом просто исчезла, также неожиданно, как и появилась. Бабуля была в шоке, она сразу позвонила всем родственникам и все рассказала. Я тоже маме сразу позвонил. Я в восторге. Это было потрясающе!!!

Наверное, ты мне не поверишь, но это правда! Я теперь я считаю этот день самым удачным. Завтра мы позвоним в передачу про НЛО. Наверное, мы станем звездами. К нам будут приходить из новостей и брать интервью.

Раньше жизнь у меня обычная и непримечательная. Но теперь все изменится — я чувствую. Это история с тарелкой принесет мне удачу! Жизнь наша изменится радикально.

Надеюсь мы скоро встретимся. Я уже жду школьный сезон, очень хочу показать тебе все фотографии. Интересно произойдет этим летом, что-то еще более интересное. Я очень соскучился!

Твой друг Петя.

Образец письма подружке

Привет, Надюш! Так хотелось написать тебе, пока была в поездке.

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?!

Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!

Письмо-ответ другу

Дорогой друг, как давно мы с тобой не виделись! Твое письмо я получил еще неделю назад, оно меня очень обрадовало. Сейчас выдалась свободная минутка, я решил ответить тебе.

Это лето я провожу на даче с родителями и младшей сестренкой. В город выезжаем очень редко. Но меня и не тянет туда. На даче очень хорошо. Погода стоит отличная, очень жарко. Мы всей семьей каждый день ходим на реку купаться и загорать.

Проводим на пляже много времени. В такую погоду там находятся все дачники. Мама купила нам с сестрой по надувному матрасу, а мне еще ласты. В них я могу плыть очень быстро. Однажды я даже хотел переплыть с одного берега на другой, но папа не разрешил мне. На будущий год я обязательно сделаю это.

У нас с сестренкой есть одно развлечение. По средам мы всегда ходим вдвоем на рыбалку. Накануне вечером сестра обязательно подготавливает нам еду, которую надо взять с собой. А я копаю червей и беру с собой прикорм для рыб. Встаем мы на рыбалку очень рано. На улице в это время дня еще сыро и прохладно, поэтому одеваться приходится теплее. Идя назад мы уже снимаем наши ветровки.

Ходим мы на рыбалку всегда в одно и то же место. Это наше любимое озеро с камышами и утками. В этом году там много маленьких утят. Мы их подкармливаем хлебом, который остается у нас после завтрака. Рыбу, которую я ловлю, мы относим маме. Если попалась крупная рыба, то мама готовит нам ее на обед. А если маленькая, то отдает соседскому коту Ваське. Тот очень радуется нашему улову.

Дни летят незаметно. Уже прошел целый месяц каникул. Я уже начинаю немного скучать по школе и по своим одноклассникам. Быстрей бы всех увидеть, узнать, как они провели лето.

Напиши мне, что у тебя нового, как поживает твой брат Андрюша. Мне очень интересно, что у вас происходит.

До свидания. До встречи осенью на перекличке.

Твой Сашка.

Сочинение-рассказ Письмо другу

Я рад тебе написать, друг мой!

Знаешь, от этих сочинений, от этих упражнений, где нужно написать письмо другу, ответив на вопросы и задав свои, так устаёшь! Они так надоедают!

Вот мы на английском каждый урок по одному письму пишем – готовимся к экзамену. А ещё на дом задают… Так, говорю, так надоедает, что хоть никому не пиши. Лучше звонить… И вообще, почему у письма должна быть вот такая прямо структура?

Понятно, что в сочинении вступление, аргументы (плюсы и минусы), выводы, если о каком-то вопросе речь спорном. Но письмо, это ведь не официальный документ, хотя бывают и такие! Почему я, когда тебе пишу, должен придерживаться каких-то вступлений… Соблюдать объем! Нет, тут, как сердце ляжет… То есть как рука пойдёт.

Всякие схемы нужны лишь для того, чтобы написать, когда особо не о чем. Или, наоборот, слишком много мыслей, в них утонуть можно… Другого человека утопить. А если всё нормально у «сочинителя», то схемы только мешают. Они будто убивают творчество, живое общение…

Кстати, раньше было интересней – сочинять от руки, а теперь, если печатаешь, то уже не совсем то. Конечно, тебе ошибки исправят и всё такое, но не то это, не то.

Я помню в детстве, когда мы писали друг другу письма из картинок – рисовали прямо. Информации в этих письмах было не так уж много, но вот настроение! Краски. Я даже один раз изрисовал конверт. Боялся, что на почте не возьмут это письмо. Но всё нормально. Мы тогда, по-моему, нормально буквы не знали ещё… Помнишь, как забавно было? Я нарисовал комикс про поход в зоопарк, а ты сделал карикатуру на брата!

Вот, а теперь я должен спросить у тебя о новостях. Но я не собираюсь! Почему? Да ты и так знаешь, что я очень интересуюсь твоей жизнью… И так напишешь! Раз друг, то лишняя вежливость не нужна. Как там твои родители, к слову? Привет им!

Ещё надо, чтобы лист занять, о погоде пару слов. Погода разная у нас. То дождь, то солнце! То солнце, то дождь. Ничего особенного, по сезону.

Вот интересно, что это упражнение заставило меня вспомнить, как мы раньше писали друг другу письма. Или рисовали их. Сейчас только всё через Интернет… Но в письмах тоже что-то есть, такой особый дух. И мысли как-то в порядок приводятся. А если уж пишешь от руки!..

Всё, с наилучшими. На «созвоне»!

Письмо другу на английском с переводом

14 Tulip Road

Flowertown

Dublin 20

November, 17, 2019

Dear Elizabeth,

Thank you for your letter! Lovely to hear from you! I’m glad to hear that you’ve passed your driving test! Congratulations!

I didn’t answer you for a long time, because I was very busy working. Thanks for the good idea. I used it in my presentation of a new project. Your advice was very helpful.

As for your question, just do the exercises every day. Don’t be lazy and try to find 25–30 minutes a day to devote to sports for your health. It will be difficult at first, but after three weeks regular exercise will become a habit.

Sorry. I have to go. I hope my advice was helpful.

Give my best regards to your mum. Write back soon. Looking forward to hearing from you.

Your friend, Daniel.

Вариант перевода на русский:

Тулип Роад, 14

Флауэтаун

Дублин 20

17-ое Ноября 2019

Дорогая Элизабет,

Спасибо за твое письмо! Так мило получить от тебя весточку. Я рад узнать, что ты сдала на права! Мои поздравления!

Я долго тебе не отвечал, так как был очень занят работой. Кстати, спасибо за хорошую идею. Я использовал ее в своей презентации нового проекта. Твой совет был очень полезным.

Что касается твоего вопроса, то просто каждый день выполняй упражнения. Не ленись и старайся находить 25–30 минут в день уделять занятиям спортом для своего здоровья. Сначала будет тяжело, но уже через три недели регулярные упражнения войдут в привычку.

Извини. Мне нужно идти. Надеюсь, мой совет был полезен.

Передавай привет маме. Напиши мне поскорее. Очень жду от тебя новостей.

Твой друг, Дэниэл.

Читайте также: Раскольников – характеристика главного героя «Преступления и наказания».

Чтобы выполнить задание, предполагающее написать дружеское письмо, нужно писать его в соответствии с реальностью. Вначале нужно поприветствовать друга, затем раскрыть тему и основную мысль, после – попрощаться.

В носящем личный характер письме можно использовать разговорную лексику и другие черты разговорного стиля. Письмо нужно строить так, чтобы на него можно было ответить.

Источник

Как написать хорошее письмо

Советы

Предупреждения

Об этой статье

Была ли эта статья полезной?

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Общие правила деловой переписки

Как написать деловое письмо

Чего не стоит делать в деловом письме

Запомнить

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

References

About This Article

Reader Success Stories

Did this article help you?

References

About This Article

Reader Success Stories

Did this article help you?

Виды деловых писем

Правила написания делового письма

Составление делового письма

Структура делового письма

Деловой стиль письма

Обращение в деловом письме

Оформление делового письма

Электронное деловое письмо

Пример делового письма

С чего начать сочинение-письмо

Письмо другу – сочинение-впечатление

Образец письма подружке

Письмо-ответ другу

Сочинение-рассказ Письмо другу

Письмо другу на английском с переводом

Не пропустите и эти статьи: